Coba hitung berapa jam tim customer service Anda habis hanya untuk menjawab satu pertanyaan yang sama: “Barang saya sudah sampai mana?” Jika satu admin menangani puluhan hingga ratusan chat per hari, waktu yang terpakai untuk cek resi manual adalah pemborosan biaya operasional yang nyata.
Masalahnya bukan sekadar repetitif. Ketidakpastian pengiriman merupakan salah satu penyebab utama churn dan sentimen negatif pelanggan. Berbagai survei industri e-commerce menunjukkan bahwa transparansi pengiriman menjadi faktor kunci dalam keputusan pembelian ulang. Ketika pelanggan merasa “tidak diberi kabar”, maka kepercayaan akan menurun.
Di sinilah sistem pelacakan order otomatis berperan. Bukan hanya sebagai alat cek resi, melainkan sebagai the proactive tracker sistem yang mengubah status pengiriman menjadi momen kedekatan pelanggan melalui notifikasi proaktif dan terintegrasi dengan alur pemasaran.
Dalam artikel ini Dazo Blog akan memberikan penjelasan mengenai pelanggan tidak perlu bertanya “Barang saya sampai mana?” karena ada sistem yang secara aktif memberi tahu mereka di setiap perubahan status. Dengan mengintegrasikan pelacakan marketing flow. Saat barang diterima, sistem otomatis mengirimkan pesan konfirmasi sekaligus menawarkan promo untuk pembelian berikutnya. Simak ulasannya!
Anatomi Sistem Pelacakan Order Otomatis
Untuk memahami nilainya, kita perlu melihat cara kerjanya. Sistem pelacakan modern tidak lagi hanya memasukkan nomor resi ke website jasa pengiriman logistik dan kurir. Ia bekerja melalui integrasi data yang terstruktur dan otomatis. Secara umum, alurnya seperti ini:
-
-
- Admin atau sistem menginput nomor resi ke dalam order management system.
- Sistem terhubung ke API kurir.
- Setiap perubahan status (packing, shipped, out for delivery, delivered) terbaca otomatis.
- Notifikasi dikirim ke pelanggan secara real-time.
- Data tersimpan untuk analisis performa logistik.
-
Bandingkan dengan cek resi manual, pertama admin harus membuka situs jasa pengiriman logistik dan kurir. Kemudian memasukkan nomor resi satu per satu dan mengirimkan ke pelanggan. Proses dilakukan berulang untuk setiap chat. Maka dapat dipastikan model ini tidak dapat terukur dengan pasti dan rawan kesalahan manusia.
Menurut laporan McKinsey & Company (2018), otomatisasi proses operasional dapat menekan biaya hingga 20–30% pada bisnis berbasis transaksi tinggi. Pelacakan otomatis menjadi salah satu implementasi paling praktis. Perbedaannya signifikan, otomatisasi tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi human error dan keterlambatan informasi.
3 Keunggulan Pelacakan Otomatis Dazo
Teknologi saja tidak cukup. Nilainya baru muncul saat sistem dirancang untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dan efisiensi tim secara bersamaan. Maka pelacakan otomatis bukan hanya soal efisiensi internal. Jika dirancang dengan benar, ia dapat menjadi alat komunikasi dan pemasaran yang kuat. Misalnya dengan:
WhatsApp Push Notification
Berusaha mengubah pola komunikasi dari reaktif menjadi proaktif. Karena dengan pendekatan proaktif, pelanggan tidak perlu bertanya. Setiap perubahan status langsung dikirim ke WhatsApp mereka:
-
-
- Pesanan Anda sedang dipacking.
- Pesanan Anda sudah dikirim.
- Kurir sedang menuju alamat Anda.
- Pesanan telah diterima.
-
Integrasi dengan conversational AI agent memungkinkan notifikasi ini dikirim secara personal dan interaktif. Pelanggan merasa diperhatikan karena update datang sebelum mereka bertanya. Efeknya terlihat pada penurunan tiket komplain dan peningkatan kepuasan layanan. Jika pelanggan membalas, sistem dapat langsung merespons atau mengarahkan ke admin bila diperlukan. Hasilnya:
-
-
- Mengurangi beban chat masuk.
- Meningkatkan rasa aman pelanggan.
- Menunjukkan profesionalisme brand.
-
Branded Tracking Page
Biasanya, pelanggan diarahkan ke halaman kurir dengan logo dan identitas mereka. Hal ini membuat brand Anda tenggelam di balik logo pihak ketiga. Dengan branded tracking page, pelanggan melihat logo dan identitas bisnis Anda saat mengecek status. Selain itu manfaat lainnya:
-
-
- Logo dan identitas brand tetap terlihat
- Pelanggan tetap berada dalam ekosistem bisnis Anda
- Peluang cross-selling lebih terbuka
-
Alih-alih kehilangan perhatian pelanggan ke situs kurir, Anda mempertahankan pengalaman yang konsisten dan terkontrol. Transparansi ini memperkuat brand recall dan kepercayaan. Menurut survei Future of Customer Experience (2018) oleh PwC, sekitar 73 % konsumen menyatakan pengalaman yang baik sama pentingnya dengan produk atau harga dalam keputusan pembelian.
Automatic Feedback Loop
Begitu status berubah menjadi “Delivered”, seharusnya bukan menjadi akhir interaksi. Justru ini momen krusial untuk membangun relasi jangka panjang. Begitu sistem mendeteksi paket telah diterima, ia dapat:
-
-
- Mengirim pesan konfirmasi otomatis
- Meminta rating atau testimoni
- Mengaktifkan analisa sentimen untuk memahami respons pelanggan
-
Lebih lanjut, sistem dapat langsung menawarkan promo pembelian berikutnya. Inilah integrasi pelacakan dengan marketing flow mengubah momen logistik menjadi peluang penjualan.
Menghapus Bottleneck Pengiriman dengan Data
Masalah pengiriman sering muncul sebelum pelanggan sadar. Sistem yang tepat membantu Anda melihat hambatan lebih awal. Misalnya:
-
-
- Paket tertahan lebih dari 24 jam di gudang kurir.
- Status tidak berubah dalam periode tertentu.
- Tingkat keterlambatan meningkat di wilayah tertentu.
-
Sistem dapat memberikan notifikasi internal berupa anomali sebelum pelanggan menyadari adanya masalah. Sehingga tim operasional bisa segera menghubungi pihak logistik sebelum pelanggan komplain. Pendekatan ini selaras dengan strategi dalam artikel cara identifikasi bottleneck dalam bisnis, dimana deteksi dini dapat mencegah kerugian reputasi.
Selain itu, integrasi dengan data real-time memungkinkan sinkronisasi antara data pengiriman dan stok. Jika terjadi retur atau gagal kirim, stok dapat diperbarui secara otomatis, menghindari kesalahan inventori. Pasca itu, sistem langsung menyesuaikan jumlah inventaris. Akurasi stok membantu mencegah overselling dan konflik internal. Bagi decision maker, ini berarti:
-
-
- Visibilitas penuh atas performa logistik.
- Data akurat untuk negosiasi SLA dengan kurir.
- Pengambilan keputusan berbasis fakta, bukan asumsi.
-
Membangun Kepercayaan Lewat Transparansi
Transparansi adalah mata uang baru dalam hubungan bisnis dengan pelanggan. Ketika pelanggan merasa selalu diberi kabar, mereka tidak perlu cemas. Bisnis yang bergerak secara proaktif menciptakan persepsi bahwa: bisnis Anda terorganisasi, Anda peduli pada pengalaman mereka, dan tidak ada informasi yang disembunyikan. Lebih jauh lagi, integrasi dengan marketing flow memungkinkan pesan seperti:
“Pesanan Anda sudah diterima. Terima kasih atas kepercayaannya! Gunakan kode THANKYOU10 untuk diskon pembelian berikutnya.”
Pendekatan ini bukan sekadar promosi, tetapi sebagai penguat hubungan. Dazo membantu Anda membangun sistem operasional yang transparan dan terintegrasi. Dengan order management system yang otomatis menarik data pengiriman dan mengirim notifikasi personal, tim Anda tidak lagi disibukkan oleh cek resi harian. Fokus bisa dialihkan ke strategi pertumbuhan dan pengembangan pasar.
Kesimpulan
Sistem pelacakan order otomatis bukan lagi fitur tambahan, melainkan standar layanan pelanggan premium. Dengan pendekatan the proactive tracker:
-
-
- Pelanggan tidak perlu bertanya status pengiriman
- CS terbebas dari pertanyaan repetitif
- Data pengiriman terintegrasi dengan analisis dan pemasaran
-
Otomatisasi pelacakan meningkatkan efisiensi, transparansi, dan peluang penjualan ulang dalam satu sistem terpadu. Jika Anda ingin membangun infrastruktur operasional yang rapi dari penerimaan order hingga pengiriman dan pasca-pengiriman, pertimbangkan solusi Order Management System dari Dazo. Dengan sistem yang terintegrasi, efisiensi meningkat, akurasi terjaga, dan pengalaman pelanggan menjadi lebih unggul tanpa menambah beban kerja tim Anda.
FAQ
1. Apa itu sistem pelacakan order otomatis?
Sistem yang memantau status pengiriman secara real-time melalui integrasi API dan mengirim notifikasi otomatis ke pelanggan.
2. Apa bedanya dengan cek resi manual?
Cek manual membutuhkan input satu per satu oleh admin, sedangkan sistem otomatis bekerja real-time tanpa intervensi manusia.
3. Apakah sistem ini cocok untuk UMKM?
Ya. Bisnis dengan volume order harian tinggi akan merasakan dampak efisiensi paling signifikan.
4. Bagaimana pengaruhnya terhadap kepuasan pelanggan?
Update proaktif mengurangi ketidakpastian dan komplain sehingga meningkatkan kepercayaan dan loyalitas.
Referensi
mckinsey on Investing, 2018 (mckinsey.org)
Experience is everything. Get it right, 2018 (pwc.com)
