Bagi UMKM, manajemen pesanan yang baik bagian dari fundamental untuk meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan. Namun, tanpa sistem yang tepat, bisnis bisa kewalahan menangani banyaknya pesanan yang masuk.Di era digital ini, otomatisasi pesanan dengan chatbot WhatsApp dan penggunaan software manajemen pesanan terbaik menjadi solusi yang dapat membantu bisnis berjalan lebih lancar. Jadi, bagaimana cara mengatur agar efisien dan produktif dalam mengelola manajemen pesanan bisnis Anda? Yuk kita bahas!

Apa Itu Order Management System?

Order Management System atau Manajemen Pesanan adalah proses yang melibatkan penerimaan, pencatatan, pemrosesan, hingga pengiriman pesanan pelanggan. Sistem ini memastikan bahwa pesanan ditangani dengan akurat dan efisien sehingga pelanggan mendapatkan produk atau layanan tepat waktu.

Manajemen pesanan yang baik dapat membantu bisnis dalam:

• • • Mengurangi risiko kesalahan pesanan
    • Mempercepat proses pengiriman
    • Meningkatkan kepuasan pelanggan
    • Mempermudah pencatatan transaksi dan stok

Fitur Penting dalam Order Management System

• • • Menerima pesanan secara otomatis
      Yaitu dengan memproses pesanan secara otomatis dari berbagai channel (WhatsApp, marketplace, website). Serta mempermudah pencatatan pesanan masuk dan menghindari kesalahan input manual.
    • Integrasi ke multi channel
      Dapat disinkronisasi pesanan dari berbagai platform seperti WhatsApp, Shopee, Tokopedia, dan lainnya. Selain itu, dapat mengelola pesanan dari satu dashboard tanpa perlu berpindah aplikasi.
    • Melacak Status Pesanan
      Mampu memberikan informasi real-time mengenai status pesanan dari pemrosesan hingga pengiriman. Serta memudahkan pelanggan dalam memantau pesanan mereka.
    • Notifikasi & Pengingat Otomatis
      Dapat mengirimkan update status pesanan, pengingat pembayaran, dan informasi pengiriman via WhatsApp/SMS/email bagi perlanggan. Dan mampu mencegah bagi pelanggan yang lupa menyelesaikan pesanan mereka.
    • Manajemen Stok & Inventaris
      Memantau stok barang secara otomatis dan mencegah over-selling.Serta memungkinkan pembaruan stok secara real-time saat ada transaksi masuk.
    • Melakukan laporan & analisis penjualan
      Mampu memberikan insight tentang tren pesanan, produk terlaris, dan performa penjualan. Dan membantu bisnis dalam mengambil keputusan strategis berdasarkan data.

Cara Otomatisasi Pesanan dengan Chatbot WhatsApp

WhatsApp telah menjadi salah satu platform komunikasi bisnis yang paling populer. Dengan chatbot, proses pemesanan bisa dilakukan secara otomatis tanpa perlu campur tangan admin setiap saat. Berikut cara kerja chatbot WhatsApp dalam mengelola pesanan:

Pelanggan Memesan Melalui WhatsApp

Pelanggan dapat mengirim pesan ke WhatsApp bisnis dan memilih produk yang diinginkan. Chatbot akan menampilkan daftar produk lengkap dengan harga dan stok yang tersedia.

Chatbot Mencatat Pesanan Secara Otomatis

Setelah pelanggan memilih produk, chatbot akan mencatat detail pesanan, termasuk jumlah barang dan metode pembayaran yang diinginkan.

Konfirmasi dan Pembayaran

Sistem akan mengirimkan invoice otomatis dan memberikan opsi pembayaran, seperti transfer bank atau e-wallet. Setelah pembayaran dikonfirmasi, chatbot akan mengirimkan status pesanan ke pelanggan.

Update Status Pengiriman

Pelanggan akan menerima notifikasi otomatis saat pesanan dikemas dan dikirim. Hal ini meningkatkan transparansi dan membuat pelanggan lebih nyaman.

Integrasi dengan CRM

Data pesanan pelanggan bisa langsung tersimpan dalam sistem CRM, sehingga bisnis dapat melakukan analisis untuk strategi pemasaran yang lebih efektif.

Dengan sistem ini, bisnis dapat menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manual dalam pencatatan pesanan.

Platform Order Management System Terbaik untuk UMKM

Bagi UMKM, memilih software manajemen pesanan yang tepat dapat meningkatkan produktivitas dan mempermudah operasional bisnis. Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum Anda memilih software manajemen pesanan diantaranya bagaimana dengan kemudahan penggunaan apakah User-Friendly? apakah softwarenya mendukung integrasi dengan platform lain? atau bisa di kustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis UMKM? dan yang paling penting  bagaimana dengan harga dan biaya berlangganannya? 

Penting untuk memilih software dengan harga yang sesuai dengan anggaran operasional bisnis Anda namun tetap menyediakan layanan yang memiliki tampilan yang intuitif dan mudah dipahami  serta bisa terhubung dengan WhatsApp, e-commerce, marketplace (Shopee, Tokopedia), dan media sosial. Terlebih bagi Anda yang tidak terlalu paham dengan teknologi. Lantas bagaimana platform ini bekerja dan apa saja keuntungannya? Yuk, simak selengkapnya!

Dazo WhatsApp Bot AI

Platform yang cocok untuk UMKM fokus pada mengelola pesanan dan interaksi pelanggan lewat WhatsApp serta marketplace dengan sistem otomatisasi. Keunggulannya berupa terintegrasi dengan WhatsApp, marketplace (Shopee, Tokopedia, Lazada, dll.), dan CRM bisnis Anda, terdapat chatbot AI yang otomatis membalas pertanyaan pelanggan & memproses pesanan 24/7, memiliki fitur broadcast campaign untuk promosi langsung ke pelanggan, mampu mengnalisis Data & AI Insight untuk meningkatkan strategi bisnis

Odoo Order Management

Platform yang cocok bagi UMKM mencari solusi terjangkau dan dapat dikustomisasi. Keunggulan yang dimiliki berupa modul manajemen pesanan, CRM, dan akuntansi dalam satu platform, sistem berbasis open-source, bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis, dan pelacakan pesanan dan pengelolaan pembayaran otomatis

Orderry

Adalah platform cocok untuk bisnis ritel dan jasa yang membutuhkan solusi OMS terorganisir. Memiliki beberapa keunggulan diantaranya manajemen pesanan & stok dalam satu dashboard, pelacakan pesanan secara real-time, serta integrasi dengan sistem pembayaran dan akuntansi

Olsera POS

Platform yang cocok untuk UMKM dibidang F&B, cafe, atau restoran yang ingin sistem POS dan order yang terintegrasi. Berfokus pada sistem kasir & manajemen order untuk UMKM memiliki beberapa keunggulan berupa dapat digunakan untuk bisnis F&B, ritel, dan jasa, terintegrasi dengan marketplace lokal, fitur pengingat pesanan, delivery, dan integrasi dengan pembayaran digital, serta dashboard laporan penjualan yang simpel dan mudah dipahami.

Orderonline.id

Platform berbasis web yang dirancang untuk membantu pelaku bisnis, khususnya UMKM, dalam mengelola dan mengoptimalkan penjualan online mereka. Cocok bagi UMKM dan pelaku bisnis online yang ingin meningkatkan efisiensi operasional, memperluas jangkauan pasar, dan meningkatkan penjualan melalui platform yang mudah digunakan dan terjangkau. Memiliki beberapa keunggulan diantaranya manajemen pesanan terpusat, dapat diintegrasikan dengan layanan pengiriman lokal, adanya kemudahan bagi pengguna dalam mengoperasikan platform, dan biaya yang relatif terjangkau.

Jubelio

Platform cocok untuk UMKM yang sudah menjual di berbagai channel dan butuh kontrol inventaris menyeluruh. Berfokus pada Omnichannel retail management dan memiliki beberapa keunggulan berupa sinkronisasi pesanan dari berbagai channel (marketplace, toko fisik, e-commerce), manajemen stok dan gudang secara terintegrasi, serta dilengkapi modul akuntansi dan POS, juga dapat terintegrasi langsung ke sejumlah marketplace seperti Tokopedia, Shopee, Lazada, JD.ID

Baca juga: Jenis-Jenis AI dan Penerapannya dalam Dunia Bisnis

Kesimpulan

Mengelola pesanan secara manual bisa sangat melelahkan, terutama bagi UMKM yang sedang berkembang. Dengan chatbot WhatsApp dan software manajemen pesanan, bisnis dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memberikan layanan yang lebih cepat kepada pelanggan.

Jika Anda ingin mulai mengotomatiskan manajemen pesanan bisnis Anda, Dazo menghadirkan WhatsApp Bot AI yang dapat membantu UMKM dalam mengelola pemesanan, CRM, dan interaksi pelanggan secara lebih efisien. Dengan Dazo, bisnis Anda bisa berjalan lebih lancar tanpa ribet! 

Referensi : ibm.com