Kecekatan dalam menangani pesanan pelanggan dimulai dari proses pasca pelanggan melakukan pembayaran hingga paket tiba adalah salah satu penentu keberhasilan bisnis. Sayangnya, masih banyak pebisnis yang belum memberikan fokus lebih pada pentingnya manajemen pesanan secara menyeluruh dan terstruktur. Padahal, jika dilakukan dengan benar, sistem ini bisa membantu bisnis berjalan lebih efisien, minim kesalahan, dan pastinya meningkatkan kepuasan pelanggan.
Dalam artikel ini, kita akan membahas apa saja tahapan manajemen pesanan secara umum, serta bagaimana cara UMKM bisa menerapkannya dengan sistem yang sederhana namun efektif.
Apa Itu Manajemen Pesanan?
Saat bisnis Anda masih menerima sedikit pesanan, semuanya bisa ditangani dengan mudah. Namun seiring penjualan meningkat, saluran distribusi bertambah, inventaris berkembang, dan pelanggan makin banyak pengelolaan pesanan pun jadi makin rumit. Tentu akan repot bukan?
Manajemen pesanan hadir sebagai sistem yang menjawab kendala tersebut. Mengelola proses alur pemesanan barang atau jasa dari awal hingga akhir, mulai dari pelanggan melakukan pembelian hingga barang tersebut sampai ke tangan mereka. Proses ini mencakup banyak langkah, mulai dari konfirmasi pemesanan, pengemasan, pengiriman, hingga tindak lanjut setelah pembelian (after-sales).
Mengapa Manajemen Pesanan Itu Penting?
Menurut laporan dari Shopify dan SleekFlow (2023), pelanggan cenderung tidak akan membeli kembali jika mereka mengalami kesalahan dalam proses pemesanan, seperti keterlambatan pengiriman atau barang yang dikirim tidak sesuai. Artinya, manajemen pesanan yang buruk bisa berdampak langsung pada loyalitas pelanggan.
Nah bagi UMKM, memiliki sistem manajemen pesanan yang rapi memudahkan pemilik usaha memantau stok, alur kerja tim, hingga menyusun strategi pemasaran berdasarkan data pesanan.
Tahapan Manajemen Pesanan yang Perlu Diketahui UMKM
Berikut adalah tahapan-tahapan penting dalam manajemen pesanan yang ideal:
1.Penerimaan Pesanan
Tahapan pertama dimulai saat pelanggan melakukan pemesanan, baik melalui website, WhatsApp, marketplace, atau media sosial. Pada tahap ini, penting untuk mencatat data pelanggan dan produk yang dipesan secara akurat.
Jika bisnis Anda masih mencatat pesanan secara manual, besar kemungkinan terjadi kesalahan input atau data tercecer. Untuk itu, saat ini banyak UMKM yang mulai beralih ke sistem otomatis berbasis WhatsApp atau dashboard order management.
2. Verifikasi dan Konfirmasi
Setelah pesanan diterima, langkah selanjutnya adalah memverifikasi pesanan: apakah stok tersedia? bagaimana dengan metode pembayaran valid?, dan apakah alamat pengiriman sudah lengkap? Tahap ini krusial untuk menghindari miskomunikasi atau komplain. Beberapa bisnis sudah menggunakan chatbot WhatsApp yang dapat mengonfirmasi pesanan secara otomatis hanya dalam hitungan detik.
3. Pemrosesan Pesanan
Setelah pesanan dikonfirmasi, pesanan akan masuk ke tahap pemrosesan. Artinya, produk yang dipesan akan diambil dari gudang, dikemas, dan disiapkan untuk dikirim. Tahap ini diperlukan kemampuan kecepatan dan akurasi dalam mengelola barang. UMKM yang sudah menggunakan sistem manajemen pesanan digital bisa melacak status pemrosesan secara real-time, sehingga seluruh tim tahu posisi tiap pesanan.
4. Pengiriman Barang
Pengiriman bisa dilakukan oleh tim internal atau melalui pihak ketiga seperti jasa ekspedisi. Sistem yang baik akan secara otomatis memberi nomor resi, estimasi waktu tiba, dan menginformasikan ke pelanggan bahwa barang sedang dikirim. Pengiriman yang transparan akan memberikan rasa tenang pada pelanggan, sekaligus meningkatkan profesionalisme brand Anda.
5. Konfirmasi Penerimaan
Setelah barang diterima, penting untuk memberikan ruang bagi pelanggan melakukan konfirmasi penerimaan dan memberikan ulasan. Ini bisa dilakukan melalui WhatsApp otomatis atau email.
Tahap ini sering dilupakan, padahal penting untuk membangun kedekatan dengan pelanggan sekaligus mendapatkan feedback untuk evaluasi layanan.
6. Evaluasi Pasca Pengiriman
Meski tahap terakhir namun nyatanya tahapan ini belum selesai saat pembeli menerima barang. Layanan purna jual seperti bantuan retur, klaim garansi, atau follow-up pembelian berikutnya justru bisa menjadi peluang meningkatkan loyalitas pelanggan. Memahami akar masalah keluhan pelanggan dan segera mengatasinya dapat membantu Anda mencegah pengembalian di masa mendatang dan mengurangi biaya logistik
Dengan sistem manajemen order, Anda dapat menganalisis seluruh proses logistik untuk mengurangi potensi masalah—terutama di sektor e-commerce. Melalui pelacakan KPI strategis seperti waktu tunggu, tingkat pengembalian, dan umpan balik pelanggan, Anda bisa menyempurnakan proses, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan menekan biaya sekaligus.
Data dari HubSpot menyebutkan, 93% pelanggan kemungkinan akan membeli kembali jika mereka mendapatkan evaluasi pasca penjualan yang baik.
Baca juga: Jenis UMKM yang Cocok Menggunakan WhatsApp API
Solusi Digital untuk Sistem Manajemen Pesanan
Kiini ada banyak solusi digital yang bisa diterapkan UMKM dalam sistem manajemen pesanan. Beberapa teknologi ini telah terbukti dapat meningkatkan efisiensi hingga 40%, menurut data dari Statista (2023). Berikut beberapa contohnya:
Order Management System (OMS)
Platform digital yang membantu UMKM mengatur, melacak, dan memproses pesanan secara otomatis dari berbagai kanal penjualan. OMS dapat mengintegrasikan toko online, marketplace, dan chat e-commerce ke dalam satu dashboard. Dazo menghadirkan layanan OMS dengan fitur yang mudah digunakan dan harga terjangkau terutama bagi UMKM
WhatsApp Bot untuk Pesanan
Menggunakan WhatsApp Bot memungkinkan pelanggan melakukan pemesanan langsung lewat chat tanpa perlu download aplikasi tambahan. Bot bisa memberikan katalog produk, menghitung total harga, bahkan memproses pembayaran.
Integrasi Stok Otomatis
Sistem ini membantu agar stok yang tercatat di marketplace atau toko online selalu akurat. Jadi, tidak ada lagi kejadian pelanggan memesan barang yang ternyata sudah habis.
Notifikasi Otomatis
Pelanggan akan merasa lebih dihargai jika mendapatkan update otomatis tentang status pesanan mereka. Solusi digital bisa mengirimkan notifikasi mulai dari “pesanan diterima”, “barang dikemas”, hingga “barang sedang dikirim”.
Dashboard Laporan
Dengan sistem digital, UMKM bisa dengan mudah memantau performa penjualan harian, mingguan, hingga bulanan. Ini penting untuk evaluasi bisnis dan pengambilan keputusan.
Mengapa UMKM Perlu Beralih ke Sistem Otomatis?
-
-
- Menghemat waktu dan tenaga
- Mengurangi risiko human error
- Pelanggan lebih puas karena respons cepat
- Bisa menangani lebih banyak pesanan sekaligus
- Menjadikan bisnis terlihat profesional
-
Di era digital ini, siapa cepat dia dapat. UMKM yang lambat beradaptasi akan tertinggal, sementara yang berani berinovasi akan lebih mudah berkembang.
Menyederhanakan Manajemen Pesanan Bisnis Anda dengan Dazo
Bagi Anda pemilik bisnis dengan skala UMKM yang ingin meningkatkan kecepatan dan akurasi dalam mengelola pesanan, kini saatnya beralih ke sistem manajemen pesanan yang terotomatisasi. Dazo hadir sebagai solusi dengan aplikasi Order Management System (OMS).
Order Management System di Dazo dapat menerima dan memproses pesanan dari WhatsApp secara otomatis, menyimpan dan melacak status pesanan di satu dashboard terpadu, mengelola interaksi pelanggan secara real-time, dan memberikan pengalaman belanja yang profesional dan cepat. Sehingga menghasilkan laporan yang akurat, cepat dan otomatis. Selain itu, Anda juga bisa memanfaatkan beragam fitur yang dimiliki oleh sistem ini mulai dari invoicing, budgeting, sampai dengan inventory control.
Dengan Dazo, Anda tidak hanya memudahkan operasional bisnis, tapi juga membangun kepercayaan pelanggan sejak awal mereka memesan hingga barang diterima. Ucapkan selamat tinggal pada pencatatan manual, dan sambut sistem manajemen pesanan otomatis yang bikin bisnis lebih ringan dan rapi bersama Dazo.
Daftarkan perusahaan Anda dan dapatkan free trial selama 14 hari atau hubungi sales kami langsung untuk menjadwalkan demo.
Referensi :
