Mengirim faktur atau invoice adalah bagian penting dalam siklus penjualan, tetapi sering kali merepotkan bagi pelaku UMKM. Proses manual membuat invoice di aplikasi, mengunduh, lalu mengirim via email atau chat WhatsApp memakan waktu dan berpotensi akan lupa. Kini, dengan sistem invoice otomatis via WhatsApp, Anda dapat mempercepat proses penagihan dan menjaga arus kas bisnis tetap lancar. Lantas bagaimana cara mengirim invoice secara otomatis melalui WhatsApp? Berikut ulasannya!
Apa itu Invoice?
Invoice adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi dan permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan. Dokumen ini mencantumkan informasi penting seperti nama penjual dan pembeli, deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga, tanggal transaksi, serta syarat pembayaran. Invoice berfungsi alat penagihan, dasar pencatatan keuangan, dan referensi hukum dalam sebagai transaksi bisnis
Mengapa Invoice Otomatis Penting bagi UMKM?
Efisiensi Waktu
Pembuatan dan pengiriman invoice secara manual dapat memakan waktu hingga 15 menit per transaksi. Dengan sistem otomatis, pembuatan invoice hanya perlu satu klik, dan pesanan akan langsung diubah menjadi faktur yang siap dikirim.
Mengurangi Kesalahan Manual
Menyalin data harga, jumlah, atau detail pelanggan secara manual rawan terjadinya salah ketik. Otomasi memastikan semua informasi mulai dari nomor invoice, nama pelanggan, rincian produk, hingga total tagihan terformat dengan benar.
Meningkatkan Kecepatan Pembayaran
Menurut Indonesia Fintech Report 2023, 71% UMKM melaporkan pembayaran lebih cepat saat invoice dikirim melalui saluran yang lebih dekat dengan pelanggan, seperti WhatsApp. Notifikasi instan membuat pelanggan segera memeriksa dan menyelesaikan pembayaran.
Pencatatan Terpusat
Semua invoice yang dikirim tercatat otomatis dalam sistem, memudahkan rekonsiliasi transaksi dan pelaporan finansial.
Cara Kerja Sistem Invoice Otomatis via WhatsApp
- Integrasi dengan Database Penjualan
Sistem menghubungkan data pesanan (misalnya dari website atau marketplace) dengan modul invoice. Ketika pesanan dikonfirmasi, record langsung diubah menjadi draft invoice. - Template Invoice Otomatis
Invoice dibuat berdasarkan template standar—logo usaha, nomor invoice, tanggal, detail barang/jasa, hingga termin pembayaran. Anda dapat menyesuaikan tampilan sesuai identitas brand. - Pengiriman via WhatsApp API
Setelah invoice siap, sistem akan menggunakan WhatsApp Business API untuk mengirim pesan berisi lampiran invoice atau tautan digital (link) yang dapat diakses pelanggan. - Notifikasi dan Pengingat
Jika pembayaran belum diterima dalam jangka waktu tertentu, sistem mengirimkan notifikasi pengingat otomatis—misalnya “Invoice #INV-20231110 jatuh tempo dalam 2 hari” atau “Terima kasih, Pak Budi, kami sudah menerima pembayaran invoice #INV-20231108”. - Pelacakan Status Invoice
Dashboard OMS atau CRM menampilkan status invoice: terkirim, dibuka, dibayar, atau tertunda. Hal ini memungkinkan Anda mengambil tindakan cepat bila ada invoice yang belum dibayar.
Keunggulan Automasi Invoice via WhatsApp
Respons Pelanggan Lebih Cepat
WhatsApp adalah aplikasi chat paling populer di Indonesia. Menurut We Are Social 2024, lebih dari 90% pengguna internet di Tanah Air memakai WhatsApp setiap hari. Pengiriman invoice lewat WhatsApp memudahkan pelanggan mengecek dan membayar tagihan.
Tingkat Buka Pesan Tinggi
Tingkat terbuka (open rate) pesan WhatsApp diperkirakan mencapai 98%, jauh lebih tinggi dibanding email marketing. Invoice Anda hampir pasti dibaca pelanggan.
Personalisasi dan Profesional
Meski otomatis, invoice dapat disertai sapaan personal, misalnya “Halo, Ibu Sari! Berikut invoice pesanan Catering Lebaran Anda.” Ini meningkatkan kesan profesional dan ramah.
Hemat Biaya Operasional
Otomasi mengurangi kebutuhan kertas, tinta printer, dan tenaga admin untuk proses invoice. Semua digital, ramah lingkungan, dan mengurangi biaya.
Cara Membuat Invoice Otomatis via WhatsApp
- Pilih Platform OMS/Invoice Otomatis
Cari solusi yang menawarkan integrasi dengan WhatsApp Business API dan modul invoice terautomasi. - Setup Template & Data Usaha
Upload logo, tentukan termin pembayaran, dan isi informasi usaha sesuai KBBI (nama usaha, alamat, NPWP jika perlu). - Integrasi Database Pesanan
Hubungkan OMS dengan sistem penjualan: website, marketplace, atau aplikasi kasir. - Uji Coba Pengiriman
Lakukan tes invoice ke nomor internal atau rekan bisnis untuk memastikan format dan tautan berfungsi. - Jalankan Otomasi
Setelah yakin, aktifkan fitur invoice otomatis. Pesanan masuk = invoice terkirim.
Baca juga: Pengelolaan Stock UMKM Makin Mudah dan Akurat dengan Order Management System
Kesimpulan
Sistem invoice otomatis via WhatsApp adalah solusi sederhana namun berdampak besar bagi UMKM. Dengan efisiensi waktu, akurasi data, dan tingkat pembacaan yang tinggi, automasi faktur membantu arus kas mengalir lancar dan pelanggan pun merasa dilayani dengan profesional.
Anda mencari solusi WhatsApp Bot AI yang dapat menangani invoicing otomatis, notifikasi, CRM, dan penjualan dalam satu platform? Dazo siap membantu. Dazo menawarkan aplikasi terintegrasi yang memudahkan UMKM mengelola seluruh interaksi pelanggan—mulai dari pembuatan invoice hingga pengiriman—tanpa repot dan tetap sesuai standar profesional.
Yuk, tingkatkan efisiensi bisnis Anda dengan sistem invoice otomatis via WhatsApp bersama Dazo!
