Mengelola pesanan mungkin terlihat sederhana, tetapi dalam praktiknya, proses ini bisa sangat memengaruhi kelancaran operasional hingga kepuasan pelanggan. Apalagi kalau pesanan datang dari banyak kanal WhatsApp, Instagram, marketplace, hingga pembelian langsung.
Nah, dua pendekatan utama yang sering digunakan adalah sistem order manual dan sistem order online. Keduanya punya kelebihan dan kekurangannya sendiri. Tapi, untuk membantu Anda menentukan mana yang paling cocok, mari kita bedah satu per satu.
Alur Proses, Manual vs Otomatis
Sistem manual biasanya dilakukan dengan mencatat pesanan secara langsung baik lewat buku tulis, Excel, atau chat. Admin bertugas memastikan semua pesanan tercatat, stok dicek satu per satu, dan pesanan dikirim berdasarkan antrean.
Sebaliknya, sistem order online menawarkan alur otomatis. Pesanan masuk langsung ke dashboard, stok terupdate real-time, pelanggan mendapatkan konfirmasi otomatis, dan admin tinggal memproses tanpa harus mengecek ulang.
Perbandingan singkat:
| Aspek | Manual | Order Online |
|---|---|---|
| Kecepatan | Lambat, bergantung admin | Cepat, otomatis |
| Risiko kesalahan | Tinggi (salah input, lupa catat) | Rendah, data terekam sistem |
| Skalabilitas | Terbatas | Mudah di-scale ke banyak cabang |
| Pelacakan pesanan | Manual | Real-time dan terintegrasi |
Efisiensi Waktu dan Tenaga
Salah satu kendala utama dalam sistem manual adalah ketergantungan pada admin. Dalam satu hari, admin bisa kewalahan membaca chat, mencatat pesanan, menghitung ongkir, hingga menginformasikan status pesanan ke pelanggan.
Dengan sistem order online, proses-proses tersebut dapat disederhanakan. Misalnya, saat pelanggan melakukan order melalui formulir online atau chatbot, sistem langsung mengkalkulasi total belanja, ongkos kirim, hingga mengirimkan notifikasi otomatis.
Menurut laporan McKinsey (Maret 2017), perusahaan yang menerapkan otomasi proses (IPA/RPA) berhasil mencatat pengurangan waktu proses end‑to‑end (straight‑through process time) sebesar 50–60 persen dibandingkan metode manual.
ROI Sistem Pemesanan Manual vs Digital
Salah satu aspek penting yang sering diabaikan dalam memilih sistem order adalah perhitungan Return on Investment (ROI). ROI membantu pemilik bisnis memahami seberapa cepat dan besar keuntungan yang didapat dari investasi pada sistem yang digunakan.
Sistem Manual
Sekilas, sistem manual terlihat lebih hemat karena tidak butuh langganan software. Tapi, kalau dihitung jangka panjang, biaya tersembunyi mulai muncul:
-
-
- Gaji admin tambahan
- Kesalahan pencatatan yang berdampak pada retur
- Pelanggan kabur karena lambat respon
- Waktu terbuang untuk input berulang
-
Sistem manual akan terlihat lebih hemat karena tidak membutuhkan biaya langganan software. Namun, dalam jangka panjang, biaya tersembunyi seperti yang sudah dijabarkan diatas akan mulai muncul dan akan memberikan dampak terhadap ROI yang rendah dan lebih lambat karena tidak ada efisiensi signifikan.
Sistem Digital (Online)
Investasi awal seperti biaya langganan aplikasi dan pelatihan penggunaan bisa terlihat cukup besar. Namun, sistem digital memiliki ROI yang jauh lebih tinggi. Berdasarkan laporan dari Salesforce, bisnis yang mengadopsi otomasi pemesanan bisa mengalami peningkatan efisiensi operasional hingga 40% dan kenaikan pendapatan hingga 25% dalam 12 bulan. ROI positif ini diperoleh dari waktu yang lebih cepat, kesalahan yang minim, dan layanan yang konsisten.
Pengalaman Pelanggan
Dalam bisnis, kecepatan dan kejelasan adalah kunci. Pelanggan ingin tahu status pesanannya tanpa harus bertanya berkali-kali.
Pada sistem manual, pelanggan sering kali menunggu lama untuk mendapatkan konfirmasi terutama saat jam ramai. Kadang juga harus menanyakan stok satu per satu.
Berbeda dengan sistem online, pelanggan dapat langsung mengetahui ketersediaan produk, memilih variasi, dan menyelesaikan pembayaran dengan mudah. Bahkan, beberapa sistem bisa otomatis memberikan resi dan status pengiriman secara real-time.
Skalabilitas Bisnis
Bayangkan Anda memiliki 3 cabang dengan total 150 pesanan per hari. Mampukah sistem manual menangani semua itu tanpa risiko kehilangan data Jawabannya: sangat sulit.
Sistem order online memungkinkan Anda:
-
-
- Memantau semua cabang dari satu dashboard
- Membuat laporan penjualan otomatis
- Menyesuaikan promosi berdasarkan histori pembelian
-
Hal ini akan sangat membantu ketika Anda ingin ekspansi bisnis, menambah reseller, atau menjangkau pasar yang lebih luas.
Baca juga: Chatbot AI untuk Penjualan: Respon Cepat, Omzet Meningkat
Dampak Digitalisasi Order terhadap Pertumbuhan Bisnis
Transisi ke sistem digital bukan hanya soal mempermudah pencatatan pesanan. Ada dampak langsung terhadap pertumbuhan bisnis, terutama bagi pelaku UMKM.
Data Pertumbuhan Bisnis
Studi oleh Google dan Temasek menunjukkan bahwa pelaku UMKM yang beralih ke digital mengalami peningkatan omzet hingga 26% lebih tinggi dibandingkan yang masih mengandalkan sistem manual.
Peningkatan Volume Order
Dengan sistem otomatis, bisnis bisa menangani lebih banyak pesanan secara bersamaan tanpa menambah tenaga kerja. Ini membantu meningkatkan kapasitas tanpa menambah beban operasional.
Customer Retention Lebih Baik
Sistem digital terutama yang terintegrasi dengan CRM dan chatbot membantu menjaga komunikasi dengan pelanggan, menciptakan pengalaman konsisten, dan mendorong pembelian berulang.
Fleksibilitas dan Skalabilitas
Ketika bisnis ingin ekspansi, sistem digital jauh lebih siap untuk mengikuti pertumbuhan. Anda tinggal upgrade fitur atau kapasitas sistem. Sementara sistem manual, harus merekrut SDM baru dan membangun ulang proses dari awal.
Lantas Mana yang Sebaiknya Dipilih?
Jika Anda baru memulai dan jumlah pesanan masih terbatas, sistem manual bisa jadi pilihan awal. Tapi begitu jumlah order mulai naik, dan Anda ingin bisnis berjalan lebih efisien, beralih ke sistem order online adalah keputusan strategis.
Sistem ini bukan hanya soal mencatat pesanan, tapi menyangkut keseluruhan proses: dari interaksi awal pelanggan, pengelolaan stok, hingga pengiriman dan pelaporan.
Dazo hadir untuk membantu UMKM seperti Anda dalam mengelola pesanan dengan lebih rapi dan efisien. Lewat aplikasi Order Management System, Anda bisa menerima order dari banyak kanal, cek stok otomatis, kirim invoice, dan pantau pengiriman semuanya dari satu dashboard.
Saatnya naik level dalam pengelolaan bisnis. Biarkan sistem bekerja untuk Anda, agar waktu dan energi bisa difokuskan ke hal yang lebih besar: mengembangkan usaha.
Referensi
Mckinsey (Maret, 2017). Intelligent process automation: The engine at the core of the next‑generation operating model
