Ada satu pola menarik dalam beberapa tahun terakhir: bisnis makin sadar bahwa banyak pekerjaan harian ternyata bisa dikerjakan lebih cepat dan lebih rapi oleh sistem otomatis berbasis kecerdasan buatan (AI). Bukan karena manusia tidak mampu, namun karena kebutuhan operasional terus bergerak dan bertambah lebih cepat dibandingkan kapasitas kerja manual. Akhirnya muncul kebutuhan akan AI automation tools, yaitu rangkaian teknologi yang dapat mengeksekusi tugas-tugas rutin secara otomatis tanpa harus selalu diawasi.
Jika dulu otomasi identik dengan pabrik manufaktur, sekarang bisnis kecil termasuk UMKM, retail, F&B, hingga jasa juga mulai merasakan dampaknya. Meskipun dalam proses pelaksanaannya berbeda. Menurut McKinsey, otomatisasi kini menjadi praktik umum di banyak industri. Banyak bisnis, dari yang besar hingga kecil sudah mulai menerapkan otomatisasi di beberapa fungsi kerja. Karena sebagian besar aktivitas kerja bisa diautomasi, bisnis bisa fokus pada tugas strategis, meningkatkan efisiensi operasional, dan meminimalkan beban kerja rutin.
Yuk pelajari lebih lengkap terkait penggunaan AI automation tools, mulai dari mengapa sistem ini penting, jenis-jenis yang sering digunakan pada bisnis, dan tantangannya dalam ulasan blog Dazo di bawah ini. Simak ulasannya!
Apa Itu AI Automation Tools?
AI automation tools adalah perangkat lunak yang menggabungkan otomatisasi dengan machine learning, NLP (Natural Language Processing), dan analitik untuk menjalankan tugas-tugas repetitif tanpa intervensi manusia. Tidak hanya menjalankan perintah, AI juga belajar dari pola data, menganalisis, serta memberikan hasil yang lebih akurat seiring waktu. Beberapa contoh tugas yang biasa diotomasi oleh AI adalah:
-
-
- Membalas chat pelanggan secara otomatis
- Mengelompokkan data pelanggan
- Memproses pesanan, menjalankan kampanye marketing
- Mengirim broadcast WhatsApp, hingga melakukan analisis performa penjualan.
-
Sederhananya, AI automation tools membantu bisnis berjalan lebih efisien tanpa perlu memperbesar tim secara berlebihan.
Mengapa AI Automation Tools Semakin Penting untuk Bisnis?
Menghemat Waktu Pekerjaan yang Bersifat Rutin
Banyak bisnis terjebak menghabiskan waktu untuk pekerjaan operasional yang sifatnya berulang, seperti membalas pertanyaan yang sama setiap hari, mencatat pesanan, melaporkan data harian, dan mengirim pesan secara massal. AI automation mengambil alih tugas ini sehingga tim bisa fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.
Mengurangi Human Error
Kesalahan input data pribadi atau pesanan pelanggan, pesan yang tidak terbaca, atau pesanan yang terlewat adalah hal yang sering terjadi ketika operasional dilakukan secara manual. Tools berbasis AI dapat bekerja dengan konsistensi tinggi sehingga mengurangi risiko human error berulang yang dapat merugikan bisnis.
Mempercepat Layanan Pelanggan
Menurut Zendesk (2020), sebagian kecil pelanggan (sekitar 7%) berharap jawaban chat kurang dari 5 menit saat menghubungi bisnis melalui chat. Dengan AI chatbot atau sistem pesan otomatis, kecepatan respons bisa meningkat drastis tanpa perlu menambah jumlah staf.
Membantu Bisnis Membaca Pola Pelanggan
AI tidak hanya dapat mengeksekusi perintah dalam bidang operasional, tetapi juga mempelajari data pelanggan misalnya kebiasaan yang dilakukan pelanggan ketika bersentuhan dengan produk kita. Mulai dari menu yang sering dilihat, jam order paling ramai, produk yang sering dibeli, hingga tingkat seberapa banyak retensi yang dilakukan. Informasi ini membantu bisnis membuat keputusan dalam membuat inovasi produk, melakukan promosi berkala, dan menambah atau mengurangi stok dengan data yang lebih akurat bukan bedasarkan perasaan saja.
Mendukung Skalabilitas
Saat bisnis berkembang, volume interaksi pelanggan akan meningkat. Tanpa bantuan automation tools, tim bisa kewalahan. AI memungkinkan bisnis untuk berkembang tanpa harus menambah tenaga kerja secara besar-besaran.
Baca juga: Customer Follow Up Software untuk Tingkatkan Penjualan
Jenis-Jenis AI Automation Tools yang Sering Digunakan Bisnis
Chatbot AI untuk Customer Service
Chatbot modern sudah mampu menjawab pertanyaan kompleks, mengirimkan chat promosi secara massal, memberikan rekomendasi produk, menerima pesanan, hingga pada level tertentu membantu menyelesaikan komplain. Keunggulannya dapat aktif 24/7, tidak lelah, respons cepat, dan terintegrasi dengan sistem CRM. Sehingga chatbot membantu bisnis meminimalkan antrian chat dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Automasi Marketing
Meliputi pengiriman broadcast, otomasi follow-up, personalisasi promo, manajemen campaign multikanal (WA, email, media sosial). AI dapat merekomendasikan waktu terbaik untuk mengirim pesan, menargetkan segmen pelanggan tertentu, hingga membaca performa pesan dari sistem CRM yang diintegrasikan.
Automasi Sistem Manajemen Order
Sistem ini membantu mencatat pesanan secara otomatis, mengirim notifikasi status, dan memastikan tidak ada order yang terlewat. Sangat penting untuk beberapa industri seperti industri F&B, retail, atau layanan berbasis pesanan.
Analisis Data & Laporan
AI akan mengolah data transaksi, interaksi pelanggan, dan performa penjualan untuk memberikan wawasan yang jelas terkait produk terlaris ditiap bulannya, pelanggan jenis apa yang paling aktif, jam tertinggi penjualan, hingga tingkat konversi pesan. Semua data diringkas ke dalam dashboard yang mudah dibaca dan dianalisa oleh pemilik bisnis. Sehingga model pengambilan keputusan lebih efektif, efisien, dan bersifat jangka panjang.
Automasi Workflow
Sebagai gambaran, Anda bisa melakukan banyak hal dalam satu waktu sekaligus. Misalnya:
-
-
- Mengirim pesan otomatis ketika pelanggan checkout
- Membuat tiket CS secara otomatis
- Mengisi data pelanggan ke CRM
- Maupun memindahkan pesanan ke dapur tanpa perantara admin.
-
Tools jenis ini cocok untuk bisnis dengan volume operasional tinggi.
Baca juga: Analisis SWOT, Kunci Evaluasi Bisnis Lebih Terukur
Contoh Penggunaan AI Automation Tools yang Berdampak Nyata
Otomatisasi Chat untuk Menangani Pertanyaan Masuk
Chatbot AI memungkinkan bisnis menangani banyak pertanyaan dasar secara otomatis seperti FAQ, status pesanan, dan informasi umum, tanpa campur tangan manusia. Ini membantu tim fokus untuk menangani masalah kompleks. Dengan cara ini, bisnis bisa meningkatkan efisiensi layanan pelanggan dan menekan beban operasional.
Kampanye Omnichannel yang Lebih Akurat
AI dapat membagi pelanggan berdasarkan minat, riwayat pesanan, dan tingkat aktivitas bedasarkan data sistem CRM. Dengan segmentasi otomatis, kampanye lebih tepat sasaran dan tidak “asal kirim”, sehingga akan mudah untuk penilaian secara objektif relevan atau tidaknya dengan kebutuhan pelanggan.
Optimasi Stok Berdasarkan Tren Penjualan
AI membaca pola penjualan sehingga bisnis bisa memperkirakan langkah kedepan yang akan diambil. Misalnya menu makanan atau model pakaian yang akan ramai dibeli pada waktu tertentu seperti saat lebaran, pertengahan tahun, atau akhir tahun. Pada industri F&B dan fashion sistem ini akan sangat menguntungkan karena mampu menekan sampah atau produksi yang dapat terbuang sia-sia.
Reminder Otomatis untuk Pelanggan yang Hampir Tidak Aktif
Bisnis dapat mengatur agar pelanggan yang tidak bertransaksi selama 30 hari dikirimi voucher promo tertentu dan dipersonalisasikan sesuai kebutuhan mereka. Strategi ini terbukti dapat meningkatkan retensi pembelian produk secara signifikan.
Tantangan Bisnis Tanpa AI Automation Tools
Tanpa otomasi, bisnis biasanya mengalami chat menumpuk dan respons lambat, data pelanggan tidak terkelola dengan baik, promosi yang tidak tepat sasaran, tim kelelahan dengan pekerjaan operasional repetitif namun berantakan, potensi pesanan yang akan terlewat, dan peluang upselling tidak tercapai. Dalam jangka panjang, sistem ini akan membuat bisnis kalah bersaing dengan kompetitor karena tidak bisa mengikuti tempo operasional yang semakin dinamis.
AI Automation Tools di Sistem Dazo, Contoh Praktis untuk Bisnis
Dazo menghadirkan serangkaian AI automation tools yang dirancang khusus untuk memudahkan operasional dan marketing UMKM. Beberapa contohnya:
Chatbot AI di WhatsApp
Chatbot mampu menjawab FAQ, memproses pesanan, memberikan invoice pembelian secara otomatis, memberikan rekomendasi menu/produk yang sesuai dengan minat calon pembeli, menghubungkan pembeli ke CS manusia untuk kasus rumit, dan menyimpan data pelanggan secara otomatis ke sistem CRM. Tanpa harus membuka kembali chat satu per satu, bisnis dapat melayani pelanggan 24/7.
Automasi CRM & Segmentasi Pelanggan
Sistem Dazo otomatis mengumpulkan riwayat order, frekuensi pembelian, kategori produk favorit, waktu transaksi, dan nilai lifetime customer. Dari data ini, AI menyarankan konten dan promo paling relevan untuk setiap segmen pelanggan.
Broadcast Campaign yang Lebih Personal
Dazo menyediakan fitur broadcast WhatsApp yang dapat menjadwalkan pengiriman, menargetkan segmen tertentu, mempersonalisasi pesan, serta menampilkan data performa seperti open rate & click rate. Misalnya pelanggan yang sering beli produk varian pedas akan menerima promo khusus terkait menu pedas yang tersedia.
Workflow Otomatis untuk Follow-Up
Bisnis bisa membuat alur otomatis seperti pengingat pembayaran, voucher ulang tahun, follow-up setelah pembeli melakukan checkout, dan notifikasi status pesanan. Semuanya berjalan otomatis tanpa perlu campur tangan admin.
Baca juga: Chatbot Persona, Sentuhan Personal dalam Layanan Otomatis
Gunakan AI Automation Tools Dazo untuk Menjalankan Bisnis Lebih Efisien
Jika bisnis ingin bergerak lebih cepat, merapikan operasional, dan meningkatkan hasil marketing, AI automation tools adalah langkah yang layak dipertimbangkan. Dazo menyediakan platform yang menggabungkan Chatbot AI, CRM otomatis, sistem manajemen pesanan, dan sistem campaign, sehingga bisnis tidak lagi terbebani pekerjaan repetitif.
Dengan otomatisasi yang tepat, UMKM bisa fokus pada hal yang benar-benar penting: kualitas produk, pengalaman pelanggan, dan pertumbuhan jangka panjang. Dazo hadir sebagai partner teknologi untuk membantu Anda mencapainya, tanpa ribet dan tanpa perlu kemampuan teknis rumit. Siap membuat operasional lebih efisien dan pemasaran lebih efektif? Saatnya mempertimbangkan penggunaan AI automation tools dari Dazo.
