Cara Membuat Chatbot AI, Panduan Lengkap untuk Pebisnis

Banyak pemilik bisnis ingin memiliki chatbot AI yang bisa membalas pelanggan secara otomatis, memberi informasi dengan cepat, dan membantu mengurangi beban tim CS. Namun saat mulai mencari panduan, tidak sedikit yang bingung harus memulai dari mana dan platform apa yang paling mudah digunakan. Padahal, membuat chatbot AI sebenarnya tidak serumit yang dibayangkan.

Selama Anda memahami langkah-langkah dasarnya dan memilih platform yang tepat, prosesnya bisa berjalan cepat tanpa harus memiliki latar belakang teknis. Artikel ini membahas cara membuat chatbot AI secara praktis, jenis chatbot yang paling umum dipakai di bisnis kecil hingga menengah, serta perbandingan platform lokal agar Anda bisa memilih yang sesuai kebutuhan.

Apa Itu Chatbot AI dan Kenapa Banyak Bisnis Memerlukannya?

Chatbot AI adalah program yang dirancang untuk merespons pesan secara otomatis menggunakan kecerdasan buatan. AI mempelajari pola percakapan, memahami konteks, dan memberikan jawaban yang jauh lebih natural dibanding chatbot konvensional berbasis tombol atau kata kunci. Studi ilmiah pada industri telekomunikasi dan perbankan di Brazil (2022) melaporkan bahwa chatbot AI dapat menangani sebagian besar pertanyaan dasar pelanggan, sehingga mengurangi beban kerja tim layanan pelanggan dan antrean di pusat panggilan.

Misalnya, dalam studi yang mengevaluasi penggunaan chatbot di sebuah bank, chatbot mampu menggantikan panggilan panjang oleh agen manusia dan mengurangi beban layanan pelanggan dengan menangani banyak pertanyaan secara otomatis. Sehingga untuk tipe pertanyaan berulang seperti jam operasional, cara pemesanan, harga produk, status pesanan, maupun promo yang sedang berjalan bisa dilakukan dengan menggunakan Chatbot AI. Untuk UMKM, chatbot AI sangat membantu karena mampu bekerja 24/7 tanpa harus menambah jumlah admin.

Jenis-Jenis Chatbot yang Umum Digunakan Bisnis

Sebelum membahas cara membuatnya, penting untuk mengenali jenis chatbot yang ada:

• • • Chatbot Rule-Based (Berbasis Aturan)
      Chatbot jenis ini bekerja berdasarkan tombol atau kata kunci. Sederhana tetapi kurang fleksibel.
    • Chatbot NLP (Natural Language Processing)
      Lebih cerdas, mampu memahami bahasa manusia dan memberikan respons yang lebih variatif.
    • Chatbot AI Generatif
      Chatbot paling canggih. Menggunakan model AI yang dapat membalas secara natural, memahami konteks, bahkan membuat kalimat baru berdasarkan pola data.

Untuk bisnis, chatbot AI generatif biasanya menjadi pilihan paling efektif karena fleksibel dan mudah dipakai pelanggan.

Baca juga: Jenis UMKM yang Cocok Menggunakan WhatsApp API

Cara Membuat Chatbot AI: Langkah-Langkahnya

Berikut langkah-langkah umum untuk membuat chatbot AI yang berfungsi dengan baik dan siap digunakan untuk bisnis.

Langkah 1, Tentukan Tujuan Chatbot

Sebelum membuat chatbot, tentukan apa yang ingin Anda selesaikan. Chatbot yang efektif harus memiliki satu fokus utama agar tidak bingung memberikan jawaban. Misalnya:

• • • apakah untuk membantu CS membalas pertanyaan berulang?
    • atau untuk memproses pesanan otomatis?
    • Sebaliknya apa hanya untuk memberikan informasi produk?
    • atau untuk membantu follow-up pelanggan?
    • atau mungkin untuk memfasilitasi booking layanan?

Langkah 2, Kumpulkan Data Pertanyaan Pelanggan

Chatbot AI bekerja lebih baik bila memiliki data referensi yang cukup, nah Anda bisa mulai dengan mengumpulkan sejumlah data penting seperti: pertanyaan yang sering diajukan pelanggan, alasan pelanggan menghubungi bisnis Anda, skrip balasan admin yang selama ini dipakai, dan informasi produk yang diperlukan pelanggan sebelum membeli. Karena semakin lengkap datanya, semakin pintar chatbot yang akan digunakan.

Langkah 3, Pilih Platform Chatbot AI

Ini bagian paling penting. Jika Anda tidak memiliki kemampuan teknis desain pemrograman saat ini Anda bisa membuat chatbot AI melalui:

• • • platform builder no-code
    • WhatsApp API provider
    • layanan chatbot khusus AI
    • platform open-source (membutuhkan kemampuan teknis lebih tinggi).

Untuk UMKM dan bisnis yang ingin cepat implementasi, platform builder seperti Dazo melalui sistem Chatbot AI dengan antarmuka visual akan jauh lebih mudah dibanding membangun dari awal.

Langkah 4, Buat Alur Percakapan dan Struktur Informasi

Meski AI bisa menjawab secara natural, namun Anda tetap perlu menentukan struktur informasinya. Beberapa informasi struktur dasar yang perlu untuk diatur seperti:

• • • Mengucapkan kata sambutan terlebih dahulu ketika ada chat masuk
    • Selalu menyediakan tombol atau memberikan ajakan berbentuk kalimat CTA seperti: lihat katalog, cara order produk, atau cek harga
    • Memberikan respons cepat (FAQ) pada setiap pertanyaan-pertanyaan umum
    • Mengatur respon jawaban sesuai kebutuhan pelanggan, tidak boleh asal respon.

Dengan struktur percakapan yang rapi, akan membuat pengalaman layanan pelanggan menjadi lebih nyaman dan menghindari chatbot yang “terlalu bebas” menjawab.

Baca juga: AI Agent: Teknologi Cerdas yang Mengubah Cara Bisnis Berjalan

Langkah 5, Upload atau Hubungkan Data ke AI

Beberapa platform memerlukan Anda mengunggah dokumen, FAQ, deskripsi produk, atau link website untuk dipelajari AI. Pastikan: datanya benar, informasinya terbaru, tidak ada penjelasan ganda yang membingungkan AI. Semakin bersih datanya, semakin konsisten hasil chatbot.

Langkah 6, Lakukan Testing Chatbot

Jangan langsung digunakan pelanggan, coba chatbot Anda dari berbagai skenario. Misalnya dengan menggunakan skenario yang sering dialami pada kegiatan sehari-hari di tim customer service. Karena percobaan seperti ini sangat penting untuk melihat apakah chatbot akan memberikan jawaban yang tepat. Berikut beberapa contoh skenario yang bisa diterapkan:

• • • Jika ada pelanggan yang hanya kirim satu kata, maka memerlukan respon singkat yang mengarahkan pelanggan ke langkah berikutnya.
    • Jika ada pelanggan yang banyak bertanya, dan pertanyaan cukup mendalam, memberikan jawaban terstruktur lalu menawarkan opsi untuk terhubung dengan tim.
    • Jika ada pelanggan yang bertanya soal promo, chatbot perlu menampilkan promo yang aktif dan aturan penggunaannya.
    • Jika ada pelanggan yang ingin langsung order, maka chatbot harus memberi langkah cepat untuk memulai pesanan dan memvalidasi kebutuhan pelanggan.

Langkah 7, Integrasikan Chatbot dengan WhatsApp, Website, atau Instagram

Setelah chatbot siap, Anda bisa menghubungkannya ke banyak platform sesuai dengan seperti WhatsApp API, widget website, Instagram DM Automation, Facebook Messenger. Nah untuk bisnis di Indonesia, WhatsApp biasanya menjadi jalur utama untuk memperoleh pembeli.

Langkah 8, Monitoring dan Training Berkala

Chatbot AI bukan sistem sekali jadi, Anda memerlukan pembaharuan data diwaktu-waktu tertentu. Misalnya, Anda perlu menambah FAQ terbaru seiring variasi masuknya chat pelanggan dari hari ke hari. Penting juga untuk selalu memantau apakah percakapan yang bermasalah? contohnya apakah pertanyaan pelanggan dapat dijawab oleh chatbot sesuai kebutuhan atau malah bertele-tele?

Hal lainnya yang perlu diperhatikan, Anda perlu untuk mengatur tone of voice sesuai brand, karena cara mengkomunikasikan brand ataupun produk harus selaras disemua marketing tools yang digunakan. Meskipun Anda memiliki target audience yang berbeda dan penerapannya mengikuti kebutuhan masing-masing. Chatbot yang dipelihara akan semakin pintar dan dapat beradaptasi dari waktu ke waktu.

Perbandingan Platform Chatbot AI Lokal di Indonesia

Agar Anda lebih mudah memilih platform terbaik untuk kebutuhan bisnis, berikut tabel perbandingan sederhana beberapa pemain lokal:

Tabel ini hanya perbandingan umum, bukan penilaian kualitas layanan secara absolut.

Cara Membuat Chatbot AI Langsung di Dazo

Jika Anda ingin membuat chatbot AI dengan cepat, tanpa coding, dan langsung bisa dipakai pelanggan, workflow di Dazo cukup sederhana. Berikut gambaran prosesnya:

1. 1. 1. Buat akun dan aktifkan WhatsApp API
         Anda akan mendapatkan nomor resmi WA bisnis yang bisa digunakan untuk chatbot.
      2. Pilih menu AI Chatbot
         Sistem ini sudah dilengkapi AI generatif yang bisa dipersonalisasi.
      3. Unggah data produk atau FAQ
         AI mempelajari dokumen, katalog, dan penjelasan layanan Anda.
      4. Tentukan alur layanan
         Misalnya: sambutan → pilihan menu → CTA → pemrosesan order.
      5. Aktifkan automasi transaksi
         Chatbot dapat mengirimkan katalog, mengumpulkan data, memasukkan pelanggan ke CRM, mencatat penjualan otomatis.
      6. Mulai digunakan di WhatsApp
         Chatbot langsung membantu CS menangani pertanyaan tanpa henti.

Contoh Fungsional Chatbot AI Buatan Dazo

Berikut contoh sederhana:

Chatbot seperti ini cepat, jelas, ramah, memberi pilihan, berpotensi meningkatkan penjualan.

Kesimpulan

Membuat chatbot AI saat ini jauh lebih mudah berkat platform builder yang menyediakan fitur AI generatif, integrasi WhatsApp API, serta automasi operasional. Selama Anda memahami tujuannya, menyiapkan datanya, dan memilih platform yang tepat, chatbot bisa menjadi “asisten digital” yang membantu bisnis melayani pelanggan sepanjang waktu.

Jika Anda membutuhkan sistem yang praktis, terhubung dengan CRM, serta mampu membantu penjualan secara otomatis, Dazo menyediakan platform chatbot AI yang dapat digunakan UMKM hingga SME untuk mengoptimalkan layanan, mengelola interaksi pelanggan, dan meningkatkan efisiensi bisnis.

Referensi