5 Strategi Labelling Kontak WhatsApp agar Chat Tidak Menumpuk

Setiap hari chat masuk bertambah, tetapi banyak yang terlewat atau terlambat ditindaklanjuti. Kondisi ini sering terjadi bukan karena kurang prospek, melainkan karena tidak adanya sistem labelling kontak yang rapi. Tanpa label yang jelas, semua chat terlihat sama pentingnya. Labelling kontak membantu tim memahami konteks pelanggan hanya dalam satu pandangan.

Dengan sistem yang tepat, bisnis bisa memprioritaskan chat bernilai tinggi, mempercepat respons, dan menjaga peluang penjualan tetap berjalan. Melalui artikel Blog Dazo ini, Anda akan mempelajari bagaimana membangun sistem manajemen kontak yang scalable untuk bisnis, hingga rekomendasi aplikasi terbaik yang bisa digunakan.

Mengapa Sistem Labelling Kontak Anda Sering Gagal?

Banyak bisnis sudah menggunakan label, tetapi hasilnya belum terasa. Masalah utamanya terletak pada struktur dan konsistensi penerapan, bukan pada fitur atau aplikasinya. Misalnya:

Terlalu Banyak Kategori (Over-labeling)

Label yang terlalu banyak justru memperlambat kerja tim. Admin perlu berpikir terlalu lama hanya untuk menentukan label yang tepat. Seharusnya pada penggunaan sistem CRM yang terintegrasi dapat menunjukkan sistem kategori sederhana lebih efektif dibanding struktur yang rumit.

Penamaan yang Tidak Konsisten Antar Tim

Label yang sama sering memiliki arti berbeda bagi tiap admin. Kondisi ini menimbulkan miskomunikasi dan memperbesar risiko salah prioritas. Tanpa standar penamaan, labelling akan kehilangan fungsi strategisnya.

Tidak Ada Evaluasi Status Kontak (Stale Labels)

Label harus berubah seiring perjalanan pelanggan. Lead yang sudah membeli tetapi masih berlabel “prospek” membuat strategi komunikasi menjadi tidak relevan. Maka penting untuk selalu melakukan pembaharuan dalam tahap follow up pelanggan.

Baca juga: Cara Maksimalkan Penjualan Lewat Segmentasi Kontak

5 Kategori Utama yang Wajib Ada

Setelah memahami penyebab kegagalan, langkah berikutnya adalah membangun arsitektur labelling yang sederhana dan dapat terukur. Struktur ini memudahkan tim membaca status pelanggan secara cepat. Nyatanya sistem ini sudah banyak digunakan oleh platform omnichannel karena mudah untuk diterapkan lintas tim.

• • • Kategori Lead (New Inquiry)
      Label ini digunakan untuk kontak baru yang pertama kali menghubungi bisnis. Fokus utama tahap ini adalah respons cepat dan penggalian kebutuhan.
    • Kategori Filter (Hot vs Cold Prospect)
      Tidak semua prospek memiliki potensi yang sama. Dengan pemisahan hot dan cold, tim dapat memprioritaskan follow up yang berpeluang konversi lebih tinggi.
    • Kategori Transaksi (Waiting Payment & Done)
      Label transaksi membantu memantau status pembayaran. Tim dapat segera menindaklanjuti pembayaran tertunda tanpa membuka riwayat chat panjang.
    • Kategori Support (After Sales & Complain)
      Pelanggan lama membutuhkan pendekatan berbeda, label ini membantu tim support menangani kendala tanpa tercampur dengan chat penjualan.
    • Kategori Retargeting (Loyal Customers)
      Pelanggan loyal layak mendapat perlakuan khusus, label ini memudahkan pengiriman penawaran personal dan program loyalitas.

Cara Teknis Labelling Kontak di Dazo dan Platform Lainnya

Konsep yang baik perlu didukung eksekusi teknis yang mudah, berikut gambaran teknis yang umum digunakan di lapangan.

Panduan Cepat di WhatsApp Business (Android dan iOS)

Pada WhatsApp Business

• • • Buka chat pelanggan
    • Ketuk profil kontak
    • Pilih menu label
    • Tentukan kategori sesuai status pelanggan

Langkah ini sederhana, tetapi perlu disiplin update agar label tetap akurat.

Baca juga: Tools AI Terbaik yang Mendukung Keputusan Bisnis

Implementasi Labelling pada Sistem Dazo untuk CRM

Di Dazo, labelling terintegrasi langsung dengan CRM dan histori interaksi. Admin dapat memberi label, melihat riwayat chat, dan memantau status pelanggan dalam satu dashboard. Pendekatan ini mengurangi kesalahan manual dan mempercepat pengambilan keputusan.

Tips Meningkatkan Efisiensi CS dengan Label Warna

Warna label membantu otak memproses informasi lebih cepat. Misalnya, dalam riset Darosoft (2025) warna dalam desain visual memainkan peran penting dalam membantu otak memproses informasi lebih cepat dibandingkan teks atau elemen tanpa warna. Psikologi warna menunjukkan bahwa warna bertindak sebagai shortcut kognitif yang membantu pengguna mengenali elemen antarmuka dan memfokuskan perhatian pada informasi penting, sehingga dapat mendukung pengambilan keputusan visual secara lebih efisien. Beberapa praktik umum:

• • • Merah untuk complain atau urgent
    • Kuning untuk prospek hangat
    • Hijau untuk pelanggan selesai transaksi
    • Biru untuk pelanggan loyal

Dengan konsistensi warna, CS dapat memprioritaskan chat hanya dengan sekali lihat.

Baca juga: Customer Lifetime Value, Rahasia Bisnis Lebih Untung

Kesimpulan

Labelling kontak bukan sekadar fitur tambahan. Sistem ini menjadi fondasi pengelolaan chat, CRM, dan strategi penjualan yang efisien. Tanpa struktur yang jelas, chat akan terus menumpuk dan peluang bisnis mudah terlewat.

Melalui Dazo.id, bisnis dapat mengelola labelling kontak, CRM, dan interaksi pelanggan dalam satu ekosistem. Dukungan AI Chatbot membantu UMKM menjaga respons tetap cepat, terukur, dan konsisten tanpa membebani tim operasional.

Referensi