Pernah merasa pesan promosi sudah dikirim ke banyak orang, tapi hasil penjualannya tidak seberapa? Bisa jadi bukan produknya yang kurang menarik, melainkan pesannya tidak sampai ke orang yang tepat. Disinilah segmentasi kontak berperan penting membantu bisnis berbicara pada audiens yang benar-benar relevan, bukan sekadar mengirim pesan secara massal tanpa arah. Jadi apa sebenarnya segmentasi kontak dan mengapa penting bagi strategi bisnis Anda?
Apa Itu Segmentasi Kontak?
Secara sederhana, segmentasi kontak adalah proses membagi daftar pelanggan atau prospek berdasarkan kriteria tertentu seperti demografi, minat, perilaku pembelian, atau riwayat interaksi dengan bisnis. Tujuannya agar setiap pesan yang dikirim terasa lebih personal, relevan, dan meningkatkan peluang konversi.
Beberapa studi menyebut bahwa segmentasi audiens dalam kampanye email dapat meningkatkan efektivitas secara signifikan dibanding mengirim pesan massal ke seluruh database. Prinsip ini berlaku juga untuk komunikasi di kanal seperti WhatsApp, SMS, atau media sosial.
Mengapa Segmentasi Kontak Sangat Penting untuk Bisnis
Tanpa segmentasi, bisnis cenderung “menembak dalam gelap”. Pesan yang tidak relevan sering diabaikan, bahkan bisa membuat pelanggan berhenti berinteraksi. Sebaliknya, ketika pesan disesuaikan dengan kebutuhan dan konteks pelanggan, hubungan menjadi lebih kuat dan peluang penjualan meningkat. Beberapa manfaat utama dari segmentasi kontak antara lain:
Meningkatkan Efektivitas Promosi
Pelanggan yang baru pertama kali mengenal produk tentu membutuhkan pendekatan berbeda dibanding pelanggan lama. Segmentasi membantu bisnis mengatur alur komunikasi sesuai tahap perjalanan pelanggan (customer journey).
Menghemat Waktu dan Biaya
Dengan segmentasi, Anda tidak perlu mengirim pesan yang sama ke seluruh kontak. Hanya mereka yang benar-benar berpotensi yang menerima informasi, sehingga efisiensi waktu dan biaya meningkat.
Membangun Hubungan yang Lebih Personal
Pelanggan cenderung lebih responsif terhadap pesan yang terasa relevan dengan kebutuhannya. Ini menciptakan rasa dihargai dan meningkatkan loyalitas jangka panjang.
Meningkatkan ROI Kampanye Pemasaran
Semakin tepat targetnya, semakin tinggi pula peluang setiap pesan menghasilkan tindakan nyata baik itu klik, pembelian, atau kunjungan ke website, toko online maupun offline.
Manfaat Jangka Panjang dari Segmentasi Kontak Otomatis
Mengintegrasikan segmentasi dengan Chatbot AI tidak hanya mempermudah pengiriman pesan, tapi juga membangun sistem komunikasi jangka panjang yang berkelanjutan:
-
-
- Kampanye promosi lebih tepat sasaran
- Follow-up pelanggan lebih efisien
- Data pelanggan tersimpan rapi dan bisa dianalisis untuk strategi berikutnya
- Peningkatan konversi tanpa harus menambah tenaga kerja manual
-
Menurut beberapa riset email marketing, segmentasi dan personalisasi pesan dapat mendongkrak pendapatan bisnis secara signifikan dibanding mengirim pesan broadcast ke seluruh database meskipun angka pastinya bergantung kondisi bisnis dan industri
Cara Melakukan Segmentasi Kontak yang Efektif
Ada banyak cara untuk membagi daftar kontak, tergantung jenis bisnis dan tujuan komunikasinya. Namun, berikut adalah pendekatan paling umum dan efektif:
-
-
- Segmentasi Berdasarkan Demografi
Misalnya berdasarkan usia, jenis kelamin, pekerjaan, atau lokasi. Cocok untuk bisnis retail, kuliner, atau jasa lokal yang ingin menyesuaikan promosi dengan karakter pelanggan di wilayah tertentu. - Segmentasi Berdasarkan Perilaku
Mengelompokkan pelanggan berdasarkan aktivitas mereka seperti riwayat pembelian, frekuensi interaksi, atau waktu terakhir bertransaksi.
Contoh: pelanggan yang belum berbelanja selama 3 bulan bisa dikirimkan pesan promo “Comeback Deal”. - Segmentasi Berdasarkan Minat dan Preferensi
Cocok untuk bisnis yang memiliki beragam produk. Misalnya, pelanggan yang sering membeli produk skincare bisa masuk ke segmen khusus “beauty care enthusiast”. - Segmentasi Berdasarkan Tahap Customer Journey
Pelanggan baru, pelanggan potensial, dan pelanggan loyal memerlukan pendekatan berbeda. Dengan sistem yang baik, Anda bisa mengatur pesan otomatis sesuai tahap ini.
- Segmentasi Berdasarkan Demografi
-
Baca juga: Proses Bisnis yang Wajib Diotomatisasi untuk Produktivitas
Tantangan dalam Melakukan Segmentasi Kontak
Meski terdengar mudah, segmentasi sering menemui kendala, terutama bagi bisnis kecil dan menengah (UMKM):
-
-
- Data pelanggan tersebar di banyak platform, seperti WhatsApp, Instagram, dan marketplace.
- Kurangnya alat otomatisasi yang bisa memproses data pelanggan dengan cepat.
- Kesulitan mengidentifikasi perilaku pelanggan, karena belum ada sistem pelacakan terpusat.
-
Solusinya? Gunakan alat yang mampu mengintegrasikan semua data dan melakukan segmentasi otomatis berdasarkan kriteria tertentu tanpa harus repot memindahkan data secara manual.
Analisis Performa Segmentasi
Setelah segmentasi dijalankan, langkah berikutnya adalah mengukur efektivitasnya. Analisis berbasis data membantu bisnis memahami apakah strategi segmentasi benar-benar berpengaruh terhadap penjualan dan loyalitas pelanggan. Beberapa metrik yang bisa digunakan antara lain:
-
-
- Open Rate & Click-Through Rate (CTR): mengukur seberapa banyak pelanggan yang membuka dan menanggapi pesan broadcast.
- Conversion Rate per Segment: menunjukkan segmen mana yang paling responsif terhadap kampanye tertentu.
- Customer Retention & Lifetime Value (LTV): menilai seberapa lama pelanggan tetap aktif dan berapa nilai total pembelian mereka.
-
Dazo menyajikan data ini dalam dashboard yang mudah dipahami. Bisnis dapat melihat tren performa tiap segmen dan melakukan penyesuaian strategi dengan cepat, misalnya meningkatkan frekuensi komunikasi untuk segmen dengan engagement rendah.
Fitur Broadcast di Chatbot AI Dazo ,Mengubah Segmentasi Menjadi Aksi
Salah satu contoh nyata penerapan segmentasi yang efisien dapat dilihat melalui fitur broadcast di Chatbot AI Dazo. Dengan fitur ini, Anda tidak hanya bisa mengirim pesan ke ribuan kontak secara instan, tapi juga memilih segmen tertentu berdasarkan:
-
-
- Pelanggan baru vs pelanggan lama
- Riwayat pembelian produk tertentu
- Kontak yang pernah menanyakan promo, tetapi belum membeli
- Waktu interaksi terakhir
-
Lebih menarik lagi, pesan broadcast di Dazo bisa dipersonalisasi dengan nama penerima, dilengkapi CTA interaktif, gambar, katalog, hingga tombol balasan otomatis. Artinya, komunikasi tidak berhenti di satu arah pelanggan bisa langsung membalas dan berinteraksi layaknya berbincang dengan staf toko. Contohnya:
“Hai, Rina! Kami lihat kamu sempat tertarik dengan produk tas kulit minggu lalu. Nih, ada promo spesial 20% buat kamu sampai malam ini 😉 Klik di sini untuk pesan.”
Selain mempercepat proses follow-up, fitur ini juga membantu bisnis memetakan hasil kampanye secara real-time berapa banyak pesan terbaca, dibalas, atau menghasilkan transaksi.
Otomatisasi Segmentasi dan Pengiriman Pesan
Selain itu dalam segmentasi kontak dapat memiliki kemampuan dalam menjalankan segmentasi otomatis dan pengiriman pesan broadcast berbasis perilaku pelanggan.
Alih-alih mengelompokkan pelanggan secara manual, Dazo Apps memungkinkan pengguna membuat dynamic segment, yaitu segmen yang terus berubah sesuai interaksi pelanggan. Misalnya:
-
-
- Pelanggan yang menanyakan promo dikategorikan otomatis ke segmen “Promo Seeker”.
- Pelanggan yang belum bertransaksi dalam 30 hari berpindah ke segmen “Dormant Customer”.
-
Selain segmentasi, fitur broadcast WhatsApp di Dazo juga bisa dikombinasikan dengan automation. Artinya, pesan promosi, pengingat pembayaran, atau katalog produk dapat dikirim hanya kepada segmen yang relevan, tanpa spam ke semua kontak.
Misalnya static segment yang cocok untuk kampanye satu kali seperti launching produk. Serta dynamic segment ideal untuk komunikasi jangka panjang dan penawaran yang dipersonalisasi. Hasilnya? Komunikasi terasa lebih natural, efisien, dan tepat sasaran.
Contoh Strategi Segmentasi Kontak dan Implementasinya
Agar lebih konkret, bayangkan sebuah toko online fashion yang memiliki 3 segmen pelanggan utama:
-
-
- Pelanggan Baru yaitu dengan mengirim pesan sambutan dan diskon pendaftaran.
- Pelanggan Aktif yaitu dengan memberikan rekomendasi produk terbaru sesuai preferensi belanja.
- Pelanggan Tidak Aktif (lebih dari 60 hari) yaitu dengan memberikan pesan “comeback” berupa voucher eksklusif.
-
Dengan Chatbot AI Dazo, semua alur komunikasi ini bisa diatur otomatis.
Setiap segmen menerima pesan berbeda, waktu pengiriman bisa disesuaikan, dan hasil kampanye langsung muncul dalam dashboard analitik.
Diluar itu sgmentasi bukan sistem yang berdiri sendiri; ia merupakan bagian dari ekosistem CRM (Customer Relationship Management) dan Chatbot AI yang saling terhubung.
-
-
- Segmentasi adalah fondasi CRM. Data segmentasi membantu sistem CRM mengatur strategi komunikasi dan prioritas follow-up.
- Chatbot AI memperbarui segmen pelanggan secara real-time. Setiap interaksi pelanggan seperti pertanyaan produk, pembelian, atau komplain akan langsung tercatat dan mengubah posisi mereka dalam segmen tertentu.
- Integrasi CRM + Chatbot = komunikasi otomatis berbasis konteks pelanggan. Misalnya, pelanggan yang baru membeli produk akan otomatis menerima pesan tindak lanjut dari chatbot mengenai cara penggunaan.
-
Dengan integrasi seperti ini, bisnis tak hanya menghemat waktu, tapi juga memastikan setiap pelanggan mendapat pengalaman yang personal dan relevan.
Baca juga: Mengapa Manajemen Data Pelanggan Penting untuk UMKM
Kesimpulan
Segmentasi kontak membantu bisnis memahami pelanggan lebih dalam dan menyampaikan pesan yang benar-benar relevan. Bukan hanya tentang “mengirim pesan lebih banyak”, tapi tentang mengirim pesan yang tepat kepada orang yang tepat, di waktu yang tepat.
Jika bisnis Anda ingin menjangkau pelanggan secara efisien tanpa kehilangan sentuhan personal, Chatbot AI dari Dazo bisa menjadi solusi ideal. Selain membantu mengelola segmentasi dan CRM, Dazo juga mendukung pengiriman pesan broadcast yang interaktif, otomatis, dan terukur.
Mulailah komunikasi yang lebih cerdas dan personal dengan Dazo karena pelanggan bukan sekadar kontak, tapi hubungan yang perlu dirawat.
Referensi
Marketing Statistics Every Team Needs to Grow in 2025, (hubspot.com)
