CRM Project, Cara UMKM Tingkatkan Produktivitas dan Loyalitas

Mengatur proyek sekaligus menjaga hubungan dengan pelanggan sering kali menjadi tantangan besar bagi UMKM. Banyak pelaku usaha yang masih mengandalkan catatan manual atau spreadsheet, padahal kebutuhan sudah semakin kompleks: pesanan yang bertambah, komunikasi dengan pelanggan yang harus rapi, hingga timeline proyek yang harus berjalan sesuai rencana. Di sinilah CRM project management software dapat membantu.

Menurut laporan Grand View Research (2024), pasar perangkat lunak CRM global diperkirakan mencapai USD 145,79 miliar pada 2029, dengan pertumbuhan 13,9% per tahun. Angka tersebut menunjukkan semakin banyak bisnis yang menganggap CRM bukan hanya soal menjaga kontak pelanggan, melainkan juga mengelola alur kerja dan proyek secara menyeluruh.

Apa Itu CRM Project Management Software?

CRM project management software adalah perangkat lunak yang menggabungkan fungsi Customer Relationship Management (CRM) dengan project management. Tujuan utamanya adalah memberikan visibilitas penuh terhadap interaksi dengan pelanggan sekaligus kemajuan proyek bisnis yang sedang berjalan.

Jika biasanya CRM dipakai hanya untuk mencatat data pelanggan, maka software ini juga memungkinkan pemilik usaha untuk:

• • • Memantau timeline proyek.
    • Mengatur pembagian tugas tim.
    • Menyimpan riwayat komunikasi dengan pelanggan.
    • Menyajikan laporan otomatis yang mendukung pengambilan keputusan.

Dengan sistem ini, UMKM tidak perlu lagi membuka banyak aplikasi berbeda. Semuanya dapat dikelola dari satu platform.

Memahami Esensi CRM Project

CRM project adalah inisiatif strategis yang mengintegrasikan orang-orang, proses, dan teknologi untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang superior dan meningkatkan profitabilitas bisnis. Berbeda dengan implementasi teknologi biasa, proyek CRM melibatkan perubahan dasar dalam cara organisasi berinteraksi dengan pelanggan.

Penerapan CRM pada perusahaan sudah banyak dilakukan di Indonesia terutama bisnis startup mulai dari SiCepat, Lifepack, Oasis, Moka, dan sebagainya. Keberhasilan mereka menunjukkan bahwa dengan pendekatan yang tepat, CRM dapat menjadi katalis pertumbuhan bisnis yang signifikan.

Manfaat CRM Project Management Software bagi UMKM

Bagi UMKM yang ingin berkembang lebih profesional, penggunaan software CRM ini memberikan beberapa manfaat nyata, antara lain:

Kolaborasi tim lebih efisien

Setiap anggota tim bisa mengakses data proyek, tahu siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu, dan melihat progres pekerjaan secara real-time.

Komunikasi dengan pelanggan lebih rapi

Semua interaksi, mulai dari pesan WhatsApp hingga email, tercatat dengan baik sehingga tidak ada informasi yang tercecer.

Mengurangi kesalahan administratif

Daripada mencatat manual yang rawan hilang, data pelanggan dan proyek disimpan dalam sistem yang aman.

Mempercepat eksekusi penjualan

UMKM bisa langsung menghubungkan progress proyek dengan peluang penjualan baru karena data pelanggan tersimpan rapi.

Meningkatkan kepuasan pelanggan

Pelanggan akan merasa lebih tenang ketika mendapatkan update jelas mengenai status pesanan atau proyek yang mereka jalankan.

Contoh Penerapan di UMKM

Bisnis Kuliner (F&B)

Restoran yang menerima pesanan katering dalam jumlah besar bisa memanfaatkan CRM Project Management Software untuk mencatat detail pesanan, jadwal pengiriman, hingga preferensi menu pelanggan.

Jasa Desain Interior

Tim bisa mengatur timeline renovasi, menyimpan referensi desain yang diinginkan klien, serta mengatur jadwal meeting—all dalam satu sistem.

Agensi Digital Marketing

Proyek kampanye digital yang melibatkan banyak kanal bisa dipantau lebih mudah, dari timeline konten hingga komunikasi dengan klien.

Toko Online

Selain mengelola stok barang, pemilik usaha bisa menghubungkan toko online dengan manajemen pesanan sehingga setiap pembelian tercatat rapi bersama data pelanggan.

Fitur Penting, Wajib Tersedia

Tidak ada one-size-fits-all solution dalam dunia CRM. Perusahaan B2B dengan siklus sales yang panjang membutuhkan fitur yang berbeda dari e-commerce Begitu juga dengan perusahaan B2C dengan jumlah transaksi volume tinggi. Oleh sebab itu UMKM dengan biaya terbatas memerlukan pendekatan yang berbeda tidak seperti perusahaan besar dengan biaya melimpah.

Meskipun masih jarang digunakan oleh UMKM karena beberapa kendala seperti biaya tinggi dan kompleksitas penggunaan, CRM memiliki potensi besar untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, loyalitas, dan hasil penjualan. Agar benar-benar bermanfaat bagi UMKM, berikut fitur penting yang sebaiknya dimiliki CRM project management software :

• • • Manajemen Tugas dan Waktu → membantu memastikan proyek berjalan sesuai jadwal.
    • Melacak Interaksi Pelanggan → menyimpan semua percakapan dengan pelanggan.
    • Pelaporan Otomatis → menghasilkan laporan performa bisnis secara otomatis.
    • Melacak Sales Pipeline: Visibilitas real-time terhadap perkembangan deals dan perkiraan yang akurat.
    • Integrasi Multi-Channel → mendukung komunikasi dari WhatsApp, email, hingga media sosial.
    • Dashboard yang User-Friendly → tampilan sederhana yang mudah dipahami, bahkan tanpa perlu memiliki background teknis programming ataupun desain.

Tantangan UMKM dan Tren Kedepannya dalam Mengadopsi Software

Walaupun manfaatnya besar, ada beberapa tantangan yang sering dihadapi UMKM:

Harga Software yang Mahal

Banyak CRM level lokal maupun internasional dibanderol dengan biaya langganan yang cukup tinggi untuk pemakaian perbulannya. Terlebih meskipun beberapa perusahaan menyediakan promo coba gratis dengan penggunaan waktu periode tertentu, namun untuk mengakses fitur lanjutan Anda perlu mengeluarkan biaya lagi sehingga hal ini dapat menjadi tantangan terutama bagi usaha kecil -menengah dengan pendapatan yang belum stabil.

Kompleksitas Penggunaan

Adanya informasi yang kurang deskriptif dan tidak tepat sasaran disebagian produk software yang memiliki fitur berlapis justru membingungkan bagi pelanggan yang baru memulai. Hal ini akan berdampak pada tingkat penggunaan produk yang digunakan oleh pelanggan, terlebih penggunaan pada produk berbasis teknologi memiliki perubahan yang cukup pesat. Jika pelanggan tidak mampu beradaptasi maka akan menjadi hambatan tersendiri baginya.

Kurangnya Dukungan Lokal

Tidak semua software memiliki dukungan bahasa lokal seperti bahasa Indonesia. Dampaknya, UMKM sering kesulitan memahami fitur yang ada karena kendala bahasa, sementara kebutuhan komunikasi pelanggan yang dominan di Indonesia tidak bisa terakomodasi dengan baik. Hal ini dapat menurunkan efisiensi layanan, memperlambat respon kepada pelanggan, serta membuat bisnis kehilangan peluang penjualan yang seharusnya bisa ditutup dengan cepat.

Karena itu, UMKM membutuhkan software yang lebih ramah penggunaan, harga terjangkau, serta sesuai dengan kebutuhan lokal.

Semakin kesini artificial intelligence mengubah landscape CRM dengan menambah kapabilitas seperti analitik yang mampu memprediksi, proses otomatis untuk memberikan peringkat pada leads, dan personalisasi layanan pelanggan.

Tandanya adanya Chatbot AI menjadikan tim customer service sebagai garda terdepan semakin mudah dalam menangani tugas-tugasnya seperti merespon chat masuk 24/7 sembari mengumpulkan data pelanggan yang bernilai. Integrasi antara CRM dan AI yang dapat melakukan percakapan memungkinkan bisnis untuk memberikan respon instan sembari memantau layanan yang dipersonalisasikan sesuai dengan kebutuhan masing-masing pelanggan.

Dazo App, Solusi Praktis untuk UMKM

Salah satu opsi yang bisa dipertimbangkan adalah Dazo, aplikasi yang menggabungkan CRM dengan Chatbot AI dan WhatsApp Bot dalam satu sistem. Solusi ini dirancang khusus agar mudah digunakan oleh UMKM tanpa perlu tim IT.

Keunggulan Dazo:

• • • Terintegrasi dengan WhatsApp: pelanggan bisa langsung terhubung lewat aplikasi yang paling sering mereka gunakan.
    • Chatbot AI cerdas: mampu membalas pertanyaan pelanggan secara otomatis 24/7.
    • Manajemen proyek dan pesanan: memudahkan UMKM mencatat transaksi sekaligus memantau progress.
    • Harga terjangkau dan support lokal: membuat UMKM bisa langsung pakai tanpa rumit.

Dengan Dazo, UMKM dapat memadukan CRM Project dengan layanan pelanggan yang lebih responsif.

Perbandingan CRM Project Management Software Global vs Lokal

Kesimpulan

CRM Project Management Software adalah solusi yang membantu UMKM bekerja lebih efisien, menjaga komunikasi dengan pelanggan, sekaligus mengelola proyek bisnis dalam satu sistem terintegrasi. Fitur-fitur seperti task management, customer tracking, hingga integrasi WhatsApp bisa membuat operasional lebih rapi dan profesional.

Bagi UMKM yang ingin merasakan manfaatnya tanpa repot mempelajari software yang terlalu kompleks, Dazo hadir sebagai pilihan tepat. Dengan dukungan Chatbot AI, WhatsApp Bot, dan CRM, bisnis Anda bisa tumbuh lebih cepat sekaligus menjaga kepuasan pelanggan.