Mengirim faktur atau invoice adalah bagian penting dalam siklus penjualan, tetapi sering kali merepotkan bagi pelaku UMKM. Proses manual membuat invoice di aplikasi, mengunduh, lalu mengirim via email atau chat WhatsApp memakan waktu dan berpotensi akan lupa. Kini, dengan sistem invoice otomatis via WhatsApp, Anda dapat mempercepat proses penagihan dan menjaga arus kas bisnis tetap lancar. Lantas bagaimana cara mengirim invoice secara otomatis melalui WhatsApp? Berikut ulasannya!
Apa itu Invoice?
Invoice adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi dan permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan. Dokumen ini mencantumkan informasi penting seperti nama penjual dan pembeli, deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga, tanggal transaksi, serta syarat pembayaran. Invoice berfungsi alat penagihan, dasar pencatatan keuangan, dan referensi hukum dalam sebagai transaksi bisnis
Mengapa Invoice Otomatis Penting bagi UMKM?
Efisiensi Waktu
Pembuatan dan pengiriman invoice secara manual dapat memakan waktu hingga 15 menit per transaksi bahkan seringnya terlupa. Namun dengan bantuan sistem chatbot, pembuatan invoice hanya perlu satu klik, dan pesanan akan langsung diubah menjadi faktur yang siap dikirim.
Mengurangi Kesalahan Manual
Menyalin data harga, jumlah, atau detail pelanggan secara manual rawan terjadinya salah ketik. Otomasi memastikan semua informasi mulai dari nomor invoice, nama pelanggan, rincian produk, hingga total tagihan terformat dengan benar.
Meningkatkan Kecepatan Pembayaran
Menurut Indonesia Fintech Report 2023, 71% UMKM melaporkan pembayaran lebih cepat saat invoice dikirim melalui saluran yang lebih dekat dengan pelanggan, seperti WhatsApp. Notifikasi instan membuat pelanggan segera memeriksa dan menyelesaikan pembayaran.
Pencatatan Terpusat
Semua invoice yang dikirim tercatat otomatis dalam sistem, memudahkan rekonsiliasi transaksi dan pelaporan finansial.
Jenis-Jenis Invoice yang Sering Digunakan UMKM
Memahami berbagai jenis invoice itu penting, karena setiap jenis memiliki fungsi dan waktu penggunaan yang berbeda. Dengan mengetahui perbedaan ini, bisnis Anda akan terlihat lebih profesional dan terhindar dari kesalahan pencatatan.
Berikut adalah beberapa jenis invoice yang paling sering digunakan oleh UMKM di Indonesia:
Faktur Penjualan (Sales Invoice)
Ini adalah invoice yang paling umum. Faktur penjualan dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli setelah barang atau jasa diserahkan. Fungsinya sebagai permintaan pembayaran resmi dan bukti bahwa transaksi telah terjadi. Faktur ini menjadi dasar bagi pembeli untuk melakukan pembayaran, dan bagi penjual untuk mencatat pendapatan.
Invoice Proforma (Proforma Invoice)
Invoice ini sifatnya sementara dan berfungsi sebagai penawaran atau perkiraan tagihan. Invoice proforma dikirimkan sebelum barang atau jasa dikirimkan. Tujuannya adalah untuk memberi tahu calon pembeli rincian transaksi (harga, jumlah, syarat pembayaran, dll.) sehingga mereka bisa mempersiapkan pembayaran. Setelah pembayaran dilakukan, invoice proforma akan diganti dengan faktur penjualan yang sah.
Faktur Pajak (Tax Invoice)
Jika bisnis Anda adalah Pengusaha Kena Pajak (PKP), Anda wajib mengeluarkan faktur pajak. Dokumen ini bukti pungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dari transaksi barang atau jasa kena pajak. Faktur pajak sering kali terpisah dari faktur penjualan, namun bisa juga menjadi satu bagian dari dokumen yang sama. Faktur pajak harus dibuat dan dilaporkan sesuai peraturan yang berlaku.
Invoice Tagihan (Billing Invoice)
Jenis ini sering digunakan untuk layanan atau produk yang dibayar secara berkala, seperti langganan bulanan. Invoice tagihan umumnya mencakup rincian layanan atau produk yang diberikan selama periode tertentu. Sistem invoice otomatis sangat cocok untuk jenis tagihan ini karena dapat dikirimkan secara berulang tanpa perlu dibuat secara manual setiap bulannya.
Fitur-Fitur Wajib pada Sistem Invoice Otomatis
Memilih sistem invoice otomatis yang tepat adalah keputusan strategis. Agar investasi Anda tidak sia-sia, pastikan platform yang Anda pilih memiliki fitur-fitur penting yang benar-benar bisa mengoptimalkan proses bisnis.
Memahami fitur ini akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik dan mendapatkan solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan UMKM Anda. Berikut adalah fitur-fitur wajib yang harus Anda cari:
Pembuatan dan Pengiriman Invoice Otomatis
Fitur dasar yang harus ada, sistem harus mampu membuat draf invoice secara otomatis dari data penjualan (misalnya, dari toko online atau sistem kasir) dan mengirimkannya langsung ke pelanggan, baik melalui WhatsApp, email, atau SMS. Otomatisasi ini sangat penting untuk efisiensi waktu dan mengurangi kesalahan input manual.
Pelacakan Status Invoice Real-time
Fitur ini sangat krusial untuk manajemen arus kas. Sistem harus memiliki dasbor yang memungkinkan Anda melihat status setiap invoice: apakah sudah terkirim, dilihat, jatuh tempo, atau sudah dibayar. Dengan informasi ini, Anda bisa langsung menindaklanjuti invoice yang terlambat bayar tanpa perlu mengecek satu per satu.
Integrasi Pembayaran (Payment Gateway)
Sistem invoice yang baik tidak hanya mengirim tagihan, tetapi juga memudahkan pelanggan untuk membayar. Carilah platform yang terintegrasi dengan berbagai metode pembayaran, seperti transfer bank, e-wallet (Gopay, Qris, OVO), atau kartu kredit. Integrasi ini akan mempercepat pembayaran dan meningkatkan pengalaman pelanggan.
Template Invoice yang Dapat Disesuaikan
Pastikan Anda bisa menyesuaikan tampilan invoice dengan identitas brand Anda, seperti menambahkan logo, skema warna, dan informasi usaha. Template yang profesional dan konsisten akan meningkatkan kredibilitas bisnis di mata pelanggan.
Laporan Keuangan Otomatis
Invoice adalah sumber data penting untuk laporan keuangan. Pilih sistem yang dapat menghasilkan laporan ringkas, seperti laporan penjualan harian, laporan piutang, atau ringkasan arus kas. Fitur ini sangat membantu dalam pencatatan keuangan dan analisis performa bisnis tanpa perlu repot mengumpulkan data manual.
Notifikasi dan Pengingat Pembayaran Otomatis
Fitur ini berfungsi untuk menagih pembayaran tanpa perlu melakukan kontak langsung. Sistem dapat mengirimkan pengingat secara otomatis kepada pelanggan saat invoice mendekati tanggal jatuh tempo atau saat pembayaran terlambat. Ini sangat efektif untuk mengurangi piutang tak tertagih dan mempercepat arus kas bisnis.
Cara Kerja Sistem Invoice Otomatis via WhatsApp
Integrasi dengan Database Penjualan
Tahap pertama, sistem akan menghubungkan data pesanan (misalnya dari website atau marketplace) dengan modul invoice. Ketika pesanan dikonfirmasi, record data langsung diubah otomatis menjadi draft invoice.
Template Invoice Otomatis
Selanjutnya invoice dibuat berdasarkan template standar logo usaha, nomor invoice, tanggal, detail barang/jasa, hingga termin pembayaran. Tahap ini Anda dapat menyesuaikan tampilan sesuai identitas brand yang dimiliki.
Pengiriman via WhatsApp API
Setelah invoice siap, sistem akan menggunakan WhatsApp Business API untuk mengirim pesan berisi lampiran invoice atau tautan digital (link) yang dapat diakses pelanggan.
Notifikasi dan Pengingat
Jika pembayaran belum diterima dalam jangka waktu tertentu, sistem mengirimkan notifikasi pengingat otomatis—misalnya “Invoice #INV-20231110 jatuh tempo dalam 2 hari” atau “Terima kasih, Pak Budi, kami sudah menerima pembayaran invoice #INV-20231108”. Misalnya bisa Anda lihat pada gambar berikut:
Pelacakan Status Invoice
Tahap terakhir, dashboard OMS atau CRM akan menampilkan status invoice: terkirim, dibuka, dibayar, atau tertunda. Dengan begitu memungkinkan Anda mengambil tindakan cepat bila ada invoice yang belum dibayar ataupun terlewat dari pengawasan.
Keunggulan Automasi Invoice via WhatsApp
Respons Pelanggan Lebih Cepat
WhatsApp adalah aplikasi chat paling populer di Indonesia. Menurut We Are Social 2024, lebih dari 90% pengguna internet di Tanah Air memakai WhatsApp setiap hari. Pengiriman invoice lewat WhatsApp memudahkan pelanggan mengecek dan membayar tagihan.
Tingkat Buka Pesan Tinggi
Tingkat terbuka (open rate) pesan WhatsApp diperkirakan mencapai 98%, jauh lebih tinggi dibanding email marketing. Invoice Anda hampir pasti dibaca pelanggan.
Personalisasi dan Profesional
Meski otomatis, invoice dapat disertai sapaan personal, misalnya “Halo, Ibu Sari! Berikut invoice pesanan Catering Lebaran Anda.” Ini meningkatkan kesan profesional dan ramah.
Hemat Biaya Operasional
Otomasi mengurangi kebutuhan kertas, tinta printer, dan tenaga admin untuk proses invoice. Semua digital, ramah lingkungan, dan mengurangi biaya.
Integrasi dengan Sistem Bisnis Lainnya
Sistem invoice otomatis tidak bekerja sendirian. Nilai sebenarnya akan terlihat saat ia terintegrasi dengan sistem bisnis lain yang sudah Anda gunakan. Integrasi ini akan menciptakan alur kerja yang mulus dari awal hingga akhir, membantu Anda mengelola bisnis secara lebih holistik.
Integrasi dengan Order Management System (OMS)
OMS atau Sistem Manajemen Pesanan adalah tulang punggung operasional bisnis. OMS mengelola seluruh proses pesanan, mulai dari pesanan masuk, pemrosesan, hingga pengiriman. Saat sistem invoice otomatis terintegrasi dengan OMS, setiap pesanan yang selesai akan langsung diubah menjadi invoice secara otomatis. Manfaat utamanya:
-
-
- Otomatisasi Penuh: Tidak ada lagi proses manual dari order ke invoice. Ini mengurangi risiko kesalahan dan menghemat waktu berharga.
- Visibilitas End-to-End: Anda bisa melacak status pesanan, pengiriman, dan tagihan dalam satu platform, memberikan visibilitas penuh terhadap setiap transaksi.
- Meningkatkan Akurasi: Data produk, harga, dan informasi pelanggan diambil langsung dari OMS, sehingga meminimalisir kesalahan pengetikan atau human error.
-
Dengan menjelaskan hubungan ini, Anda tidak hanya membahas invoice, tapi juga otomatisasi proses bisnis secara lebih luas, yang akan menarik audiens yang mencari solusi manajemen bisnis terpadu.
Integrasi dengan Customer Relationship Management (CRM)
Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) berfungsi untuk mengelola interaksi bisnis dengan pelanggan. Dengan mengintegrasikan sistem invoice otomatis ke CRM, setiap data transaksi dan pembayaran akan tercatat secara otomatis ke dalam profil pelanggan. Beberapa manfaat utamanya:
-
-
- Riwayat Pelanggan Komprehensif: Tim penjualan dan customer service dapat melihat riwayat transaksi, termasuk invoice yang sudah dibayar atau masih tertunda. Ini memudahkan mereka untuk memberikan layanan yang lebih personal dan relevan.
- Penjualan Terpersonalisasi: Berbekal data invoice, Anda dapat menawarkan produk atau layanan yang sesuai dengan riwayat pembelian pelanggan, meningkatkan peluang penjualan ulang (upselling).
- Manajemen Piutang Efisien: Tim Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi pelanggan yang memiliki riwayat pembayaran yang baik atau yang sering terlambat. Informasi ini sangat berguna untuk strategi penagihan di masa depan.
-
Integrasi dengan CRM mengubah invoice dari sekadar dokumen menjadi sumber data berharga untuk meningkatkan retensi pelanggan dan penjualan.
Cara Membuat Invoice Otomatis via WhatsApp
- Pilih Platform OMS/Invoice Otomatis
Cari solusi yang menawarkan integrasi dengan WhatsApp Business dan modul invoice terautomasi. - Setup Template & Data Usaha
Upload logo, tentukan termin pembayaran, dan isi informasi usaha sesuai KBBI (nama usaha, alamat, NPWP jika perlu). - Integrasi Database Pesanan
Hubungkan OMS dengan sistem penjualan: website, marketplace, atau aplikasi kasir. - Uji Coba Pengiriman
Lakukan tes invoice ke nomor internal atau rekan bisnis untuk memastikan format dan tautan berfungsi. - Jalankan Otomasi
Setelah yakin, aktifkan fitur invoice otomatis. Pesanan masuk = invoice terkirim.
Baca juga: UMKM Mudah Kelola Stock dengan Order Management System
Kesimpulan
Sistem invoice otomatis via WhatsApp adalah solusi sederhana namun berdampak besar bagi UMKM. Dengan efisiensi waktu, akurasi data, dan tingkat pembacaan yang tinggi, automasi faktur membantu arus kas mengalir lancar dan pelanggan pun merasa dilayani dengan profesional.
Anda mencari solusi Chatbot AI yang dapat menangani invoicing otomatis, notifikasi, CRM, dan penjualan dalam satu platform? Dazo siap membantu. Dazo menawarkan aplikasi terintegrasi yang memudahkan UMKM mengelola seluruh interaksi pelanggan mulai dari pembuatan invoice hingga pengiriman tanpa repot dan tetap sesuai standar profesional.
Ingin bisnis Anda lebih efisien? Dapatkan demo gratis Dazo dan saksikan transformasinya!
