Setiap bisnis, besar atau kecil, pasti menghadapi tantangan dalam mengatur pesanan. Mulai dari mencatat order masuk, memastikan stok tersedia, hingga mengkoordinasikan pengiriman ke pelanggan semua butuh ketelitian dan sistem yang tepat. Tanpa alat bantu yang memadai, risiko kesalahan seperti pengiriman tertunda, stok tidak akurat, atau order terlewat bisa terjadi.

Solusinya? Gunakan aplikasi order management. Tapi, tidak semua bisnis butuh fitur yang sama. Maka dari itu, penting untuk tahu bagaimana memilih aplikasi order management sesuai skala bisnis Anda? Dalam artikel ini kita akan menjawab pertanyaan Anda, simak ulasannya ya!

Kenapa Manajemen Pesanan Itu Penting?

Sebelum memahami lebih jauh, penting bagi Anda untuk menimbulkan rasa urgensi terlebih dahulu terkait manajemen dalam pesanan. Pasalnya menurut laporan Deloitte (2024), sebanyak 37% konsumen cenderung menghabiskan lebih banyak pada merek yang menawarkan pengalaman belanja yang konsisten dan positif dibandingkan dengan merek yang tidak. Di sisi lain, 42% pelanggan mengaku kecewa saat pesanan mereka tertunda atau salah kirim.

Dari data ini, kita bisa simpulkan bahwa sistem pemesanan bukan cuma soal operasional, tapi juga soal reputasi bisnis.

Skala Mikro: Usaha Kecil dan Baru Merintis

Jika Anda baru memulai bisnis dengan volume pesanan  kurang dari 10 ataupun bisa mencapai hingga 50 per hari, aplikasi dengan fitur dasar sudah cukup. Apa yang dimaksud dengan fitur dasar?

• • • Ada pencatatan manual terintegrasi
    • Menyediakan notifikasi pesanan yang masuk
    • Memberikan laporan harian sederhana
    • Dapat integrasi ke WhatsApp Business Anda

Tips: Pilih aplikasi yang bisa Anda operasikan dari smartphone dan tidak membutuhkan pelatihan teknis yang rumit, termasuk koding.

Skala Menengah: UMKM dengan Volume Stabil

Untuk bisnis yang sudah berjalan dan menerima >100 pesanan per hari, diperlukan sistem yang lebih kuat, antara lain:

• • • Dashboard pemantauan pesanan secara real-time
    • Multi-user access untuk tim operasional dan admin
    • Integrasi pembayaran otomatis dan ekspedisi
    • Fitur pengingat stok dan follow-up pelanggan

Tips: Pastikan sistem bisa diakses oleh lebih dari satu orang tanpa risiko data tertumpuk. Aplikasi berbasis cloud menjadi pilihan yang fleksibel dan aman.

Skala Besar: Ritel Online dan Multi-Cabang

Untuk perusahaan dengan ribuan transaksi per bulan atau memiliki lebih dari satu cabang, sistem manajemen pesanan harus mencakup:

• • • Integrasi dengan ERP, CRM, dan kontrol inventaris barang-barang perusahaan
    • Pemrosesan otomatis (auto-routing, auto-assign)
    • Analitik penjualan mendalam
    • Otomatisasi pengiriman dengan mitra logistik

Tips: Fokuslah pada skalabilitas dan kecepatan. Sistem harus tetap stabil meskipun traffic naik dua atau tiga kali lipat.

Kriteria Umum dalam Memilih Aplikasi Order Management

Tidak peduli seberapa besar bisnis Anda, berikut poin-poin yang wajib dipertimbangkan saat memilih aplikasi order management:

Kesesuaian fitur dengan kebutuhan bisnis

Hindari aplikasi yang terlalu kompleks untuk skala mikro, atau terlalu sederhana untuk skala besar.

Kemudahan integrasi

Pastikan aplikasi bisa terhubung dengan platform seperti WhatsApp, marketplace, toko online, dan layanan logistik.

Harga dan skema langganan yang fleksibel

Pilih penyedia yang memberi Anda ruang untuk berkembang, tanpa biaya tersembunyi.

Layanan pelanggan dan dokumentasi

Saat terjadi kendala, Anda butuh bantuan cepat. Penyedia layanan yang punya support aktif akan sangat membantu.

Keamanan data dan keandalan sistem

Pastikan data pelanggan, transaksi, dan operasional Anda disimpan di sistem yang aman dan selalu tersedia.

Kesimpulan

Memilih aplikasi order management sebaiknya tidak asal cepat atau murah. Sesuaikan fitur dan kemampuan sistem dengan skala serta kebutuhan bisnis Anda. Dengan sistem yang tepat, alur pemesanan akan lebih efisien, minim kesalahan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Bila Anda mencari solusi yang tidak hanya bisa mencatat pesanan, tetapi juga membantu mengatur proses dari awal hingga akhir secara otomatis, Dazo hadir sebagai pilihan yang patut dipertimbangkan. Aplikasi Order Management System dari Dazo dirancang untuk membantu UMKM mengelola pesanan mulai dari penerimaan hingga pengiriman secara lebih rapi, cepat, dan efisien.

Dengan Dazo sebagai Order Management System yang terintegrasi, Anda dapat mengelola database pelanggan, prospek, penjualan, dan layanan pelanggan dengan mudah.

Coba Dazo dan temukan sendiri bagaimana kemudahan mengelola bisnis bisa dimulai dari satu dashboard sederhana.

Referensi:

deloitte.wsj.com. What Do Consumers Really Think About Commerce Experiences?