Tak sedikit pelanggan yang batal belanja hanya karena pesannya lama dibalas. Apalagi jika pertanyaannya sebenarnya cukup sederhana seperti jam buka, daftar harga, atau ongkos kirim. Padahal, pertanyaan-pertanyaan ini bisa dijawab otomatis dengan fitur sederhana: WhatsApp Auto Reply.

Fitur ini memungkinkan pelaku usaha menjawab pesan masuk secara otomatis, bahkan saat admin sedang tidak aktif. Hasilnya? Pelanggan tetap merasa dilayani, dan potensi penjualan tetap terbuka lebar.

Apa Itu WhatsApp Auto Reply?

WhatsApp Auto Reply adalah fitur yang memungkinkan Anda mengirimkan balasan otomatis ke pelanggan berdasarkan kata kunci tertentu, atau ketika pesan masuk diluar jam operasional. Balasan ini bisa berupa ucapan salam, informasi produk, atau arahan ke katalog dan CS.

Fitur ini biasanya tersedia pada akun WhatsApp Business dan bisa dikembangkan lebih lanjut menggunakan WhatsApp API, terutama untuk UMKM dengan volume chat yang tinggi.

Manfaat WhatsApp Auto Reply bagi UMKM

Respon Cepat 24 Jam

Pelanggan bisa menghubungi kapan saja, bahkan tengah malam. Auto Reply memastikan mereka tetap mendapat jawaban, meski tim sedang offline. Ini bisa membangun kesan profesional dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.

Mengurangi Beban Admin

Dengan menjawab pertanyaan dasar secara otomatis, admin bisa lebih fokus menangani permintaan yang lebih kompleks atau proses pesanan.

Tingkatkan Konversi Chat ke Penjualan

Menurut data dari Facebook Business (2021), 75% konsumen lebih mungkin membeli dari bisnis yang bisa mereka hubungi via chat. Dengan Auto Reply, percakapan awal bisa langsung direspon dan diarahkan ke langkah pembelian.

Hemat Waktu untuk Pertanyaan Berulang

Daripada mengetik ulang setiap kali ditanya “harga berapa?”, “bisa COD?”, atau “kapan kirim?”, cukup atur balasan otomatis sekali dan sistem akan menjawabnya untuk Anda.

Tampilkan Kesan Bisnis yang Siap Melayani

Pelanggan lebih nyaman berinteraksi dengan bisnis yang punya sistem. Dengan Auto Reply, Anda memberi kesan bisnis yang terorganisir dan bisa diandalkan.

Contoh Penerapan WhatsApp Auto Reply

Beberapa contoh balasan otomatis yang bisa Anda gunakan:

Salam Otomatis

Mengaktifkan fitur Salam Otomatis (auto greeting) pada WhatsApp Auto Reply sangat penting bagi seorang seller karena dapat memberikan respon cepat, kesan profesional, meningkatkan kepercayaan pelanggan sejak awal interaksi, bahkan hingga mengarahkan pelanggan ke aksi selanjutnya untuk memilih produk, melihat katalog, atau mengisi format pemesanan. Contohnya seperti: 

Balasan Diluar Jam Kerja

Mengaktifkan fitur balasan diluar jam kerja pada WhatsApp Auto Reply sangat penting bagi seorang seller karena membantu menjaga komunikasi yang profesional dan kepercayaan pelanggan, meskipun Anda sedang tidak aktif. Dengan begitu pelanggan yang menghubungi diluar jam operasional akan tetap mendapatkan respons. Ini mencegah mereka merasa diabaikan dan memberi tahu bahwa pesan mereka akan segera ditanggapi saat jam kerja. Contohnya seperti:

Balasan Berdasarkan Kata Kunci

Dengan auto-reply berbasis kata kunci, seller tidak perlu menjawab pertanyaan yang sama berulang-ulang. Sistem bisa memfilter dan menjawab pertanyaan umum. Dan dari pertanyaan bedasarkan kata kunci tersebut Seller bisa menyusun alur tanya-jawab otomatis berdasarkan kata kunci penting yang berkaitan dengan produk atau layanan.

Sehingga dapat merespon otomatis dan cepat sesuai pertanyaan, mengurangi beban admin, mengotomasi proses jualan, dan tetap aktif meski diluar jam kerja. Misalnya, jika ada pelanggan mengetik “harga” maka sistem bisa menjawab langsung seperti berikut ini:

Arahkan ke Menu Layanan

Mengaktifkan fitur “Arahkan ke Menu Layanan” pada WhatsApp Auto Reply sangat penting bagi seorang seller karena membantu menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih terstruktur, cepat, dan efisien. Apabila pelanggan ingin menemukan menu pilihan layanan spesifik seperti katalog produk, cek status pengiriman, maupun cara order & info metode pembayaran fitur ini sangat membantu pelanggan dalam menemukan informasi yang lebih cepat.

Selain itu, tanpa menu layanan banyak pelanggan cenderung mengirim pesan acak atau bingung harus mulai dari mana. Dengan fitur ini dapat membantu mengurangi chat tidak terarah dan memberi kesan bahwa toko Anda tertata rapi, profesional, dan punya sistem pelayanan digital yang modern.

Nilai tambah lainnya berupa, saat melakukan promosi, campaign, atau flash sale, chat yang masuk bisa membludak. Menu layanan membantu menyaring pesan yang benar-benar butuh interaksi admin vs pesan yang bisa dijawab otomatis. Maka hal ini memberikan nilai efisiensi disaat traffic sedang tinggi. Contoh simpelnya seperti:

5 Rekomendasi Aplikasi yang Patut Dicoba UMKM

Auto-reply bukan hanya soal sopan santun digital, tapi juga tentang efisiensi, kredibilitas, dan pengalaman pelanggan. Bagi pelaku UMKM, membangun kepercayaan pelanggan dimulai dari komunikasi yang cepat dan jelas.

Nah, berikut ini lima rekomendasi aplikasi WhatsApp Auto Reply yang bisa Anda pertimbangkan untuk mempermudah operasional bisnis Anda:

Dazo WhatsApp Bot AI

Jika Anda mencari solusi auto-reply yang tidak sekadar membalas pesan, Dazo patut diunggulkan. Aplikasi ini dirancang khusus untuk UMKM di Indonesia, dengan fitur auto-reply cerdas berbasis AI, integrasi dengan CRM, dan dukungan penuh untuk penjualan berbasis chat.

Kelebihan:

• • • Bisa membalas pesan berdasarkan kata kunci spesifik.
    • Dapat dikombinasikan dengan broadcast, pengelolaan order, dan riwayat pelanggan.
    • Mendukung Bahasa Indonesia dan mudah digunakan tanpa perlu koding.
    • Bisa digunakan langsung dengan nomor WhatsApp bisnis Anda.

Cocok untuk: UMKM yang ingin berkembang dari sekadar auto-reply biasa ke sistem layanan pelanggan otomatis.

AutoResponder for WA (Android)

Salah satu aplikasi populer di Google Play, AutoResponder for WA memungkinkan pengguna mengatur balasan otomatis yang cukup fleksibel.

Kelebihan:

• • • Bisa membuat balasan berbeda tergantung isi pesan pelanggan.
    • Mendukung fitur lanjutan seperti pengatur jeda balasan dan pengabaian pesan tertentu.
    • Gratis dengan opsi upgrade premium.

Kekurangan: Tidak bisa digunakan di iOS. Integrasinya juga terbatas pada fungsi auto-reply saja.

Cocok untuk: Pengguna Android yang butuh auto-reply cepat tanpa fitur kompleks.

WATI

WATI adalah platform resmi WhatsApp Business API yang menawarkan banyak fitur, termasuk auto-reply, integrasi dengan CRM, dan sistem ticketing.

Kelebihan:

• • • Terhubung langsung dengan API resmi WhatsApp.
    • Bisa buat chatbot canggih, broadcast, hingga laporan interaksi pelanggan.
    • Cocok untuk tim CS atau usaha dengan volume pesan tinggi.

Kekurangan: Biaya langganannya cukup tinggi untuk skala mikro.

Cocok untuk: Bisnis skala menengah hingga besar yang butuh solusi lebih kompleks.

Respond.io

Respond.io adalah platform omnichannel yang mendukung auto-reply di berbagai saluran, termasuk WhatsApp, Facebook Messenger, dan lainnya.

Kelebihan:

• • • Bisa digunakan untuk multi-platform sekaligus.
    • Otomatisasi alur chat (chat flow) bisa dikustomisasi.
    • Ada fitur untuk tim, seperti pengalihan chat ke agen yang tepat.

Kekurangan: Konfigurasi awal agak teknis, tidak semua UMKM nyaman.

Cocok untuk: Bisnis yang punya banyak channel komunikasi sekaligus.

Twilio + WhatsApp API

Jika Anda paham teknis dan ingin membangun auto-reply yang sangat personal, Anda bisa integrasikan Twilio dengan WhatsApp API secara mandiri.

Kelebihan:

• • • Sangat fleksibel, cocok untuk developer.
    • Bisa disambungkan ke sistem internal.

Kekurangan: Butuh pengetahuan teknis tinggi, kurang ramah bagi pemula.

Cocok untuk: Startup teknologi atau UMKM yang punya tim IT sendiri.

Cara Mengaktifkan Auto Reply

Untuk UMKM pemula, fitur auto reply dasar sudah tersedia di WhatsApp Business. Anda hanya perlu:

1. 1. 1. Buka aplikasi WhatsApp Business.
      2. Masuk ke menu Tools Bisnis.
      3. Pilih Pesan di luar jam kerja atau Balasan cepat.
      4. Atur pesan dan waktu pengirimannya.

Namun jika volume chat Anda sudah tinggi dan butuh pengelolaan otomatis yang lebih kompleks (seperti CRM, routing pesan ke CS, broadcast, dan integrasi order), Anda bisa pertimbangkan penggunaan WhatsApp API melalui solusi seperti Dazo.

Kesimpulan

Dazo hadir untuk membantu UMKM dalam mengelola komunikasi pelanggan dengan lebih cerdas. Aplikasi ini menawarkan WhatsApp Bot AI yang bisa membalas pesan secara otomatis, mengatur alur tanya-jawab, menyimpan data pelanggan (CRM), bahkan memproses penjualan langsung dari chat.

Dengan fitur auto reply yang terintegrasi dengan sistem penjualan dan order management, Anda tidak hanya menjawab pelanggan dengan cepat, tapi juga mengarahkan mereka ke proses beli yang mulus. Auto Reply bukan cuma soal membalas chat—ini soal menjaga peluang penjualan tetap terbuka kapan pun pelanggan datang.

Jika Anda ingin mencoba sistem WhatsApp Auto Reply yang lebih pintar, praktis, dan terhubung langsung dengan alur pesanan, Dazo bisa jadi solusi yang tepat untuk bisnis Anda. Yuk, coba demonya gratis dan lihat sendiri perbedaannya, hubungi kami disini!