Sebagian besar pelaku usaha fokus pada biaya yang tampak jelas di laporan keuangan seperti biaya produksi, sewa tempat, atau gaji karyawan. Namun, di balik angka-angka itu, ada satu jenis pengeluaran yang sering terlewat: hidden cost atau biaya tersembunyi. Jenis biaya ini tidak muncul secara eksplisit di awal, tetapi perlahan bisa memengaruhi profitabilitas bisnis jika tidak disadari sejak dini.
Kali ini Dazo Apps akan membahas secara informatif mengenai apa itu hidden cost, contohnya dalam konteks bisnis, dan bagaimana perusahaan bisa mengelolanya dengan lebih efisien.
Hidden Cost Adalah
Istilah hidden cost merujuk pada pengeluaran atau beban yang tidak langsung tampak dalam laporan keuangan standar atau anggaran awal, namun tetap berdampak pada performa finansial dan operasional bisnis. Hidden cost adalah semua biaya yang terkait produksi atau pemeliharaan dan biasanya sulit ditentukan tanpa proses alokasi biaya yang rumit.
Dilihat dari kacamata ekonomi manajemen, biaya ini bisa mencakup kesempatan, biaya tidak langsung, atau biaya-biaya yang terselip dibalik “overhead” perusahaan. Mengidentifikasi hidden cost sangat penting karena kegagalan dalam mengelolanya dapat mengganggu kesehatan finansial bisnis: margin keuntungan mengecil, likuiditas tertekan, dan berdampak terhadap perencanaan strategis menjadi berkurang dan tidak akurat.
Hidden Cost dalam Bisnis
Dalam konteks bisnis saat ini terutama bagi UMKM yang mulai melek digital, hidden cost bisa muncul dari berbagai sumber. Beberapa diantaranya adalah:
Dalam proses produksi atau layanan
Bisnis manufaktur atau layanan sering menghadapi downtime mesin, cacat produk, atau penundaan distribusi. Semua ini adalah bagian dari hidden cost yang bisa menjadi antara 1-3 % dari pendapatan perusahaan atau bahkan 30-40 % dari keuntungan. Misalnya, laporan European Business Review menunjukkan bahwa banyak biaya tersembunyi berada dalam proses pengadaan, distribusi, pemesanan, penjualan, dan keuangan.
Dalam operasional harian dan overhead
Beban yang tampak kecil seperti lisensi software, pemeliharaan sistem, pengecekan kualitas, atau pergantian suku cadang lama apabila tidak dikelola bisa mengakumulasi secara signifikan. Contohnya komunikasi yang tidak efisien (telepon yang tak perlu, panggilan spam) bisa menurunkan produktivitas karyawan secara nyata.
Dalam pengambilan keputusan dan strategi bisnis
Ketika biaya tersembunyi tidak diperhitungkan, rencana keuangan menjadi kurang akurat, margin keuntungan melemah, dan risiko keuangan meningkat. Hidden cost muncul ketika perusahaan tidak memperhatikan biaya-biaya tertentu seperti lingkungan, pelatihan, pengembangan, atau biaya kontingen dalam analisis biaya mereka.
Contoh Hidden Cost dalam Operasional Bisnis
Selain dalam bisnis secara umum tentu dalam jalannya kegiatan operasional pun perlu diperhatikan, bahkan tidak jarang biaya ini justru banyak ditemukan pada pengelolaan harian operasional. Terlihat kecil nominal angkanya, namun jika nyatanya dilakukan secara terus-menerus maka akan berdampak terhadap kesehatan finansial perusahaan.
Supaya lebih jelas, berikut sejumlah contoh biaya tersembunyi yang sering muncul baik dalam skala besar maupun kecil:
| Jenis Hidden Cost | Penjelasan | Dampak ke Bisnis |
|---|---|---|
| Biaya Waktu Karyawan | Terlalu banyak pekerjaan administratif manual seperti mencatat pesanan atau membuat laporan. | Produktivitas menurun, biaya tenaga kerja meningkat. |
| Biaya Kesalahan Data | Salah input harga, stok, atau informasi pelanggan akibat tidak adanya sistem otomatis. | Menurunkan kepercayaan pelanggan, menyebabkan retur produk. |
| Biaya Komunikasi Tidak Efektif | Informasi pesanan tidak tersampaikan dengan jelas antara tim penjualan, gudang, dan pengiriman. | Order salah kirim atau tertunda. |
| Biaya Downtime Sistem | Server atau sistem penjualan online error tanpa cadangan otomatis. | Kehilangan transaksi, potensi kerugian langsung. |
| Biaya Pelatihan Tidak Efektif | Karyawan perlu waktu lama beradaptasi karena sistem kerja tidak terstandardisasi. | Waktu onboarding meningkat, efisiensi tim turun. |
Jika dijumlahkan, seluruh faktor di atas bisa menjadi “penguras kas” yang tidak pernah terlihat dineraca keuangan, namun menggerus margin bisnis secara perlahan.
Baca juga: Proses Bisnis yang Wajib Diotomatisasi untuk Produktivitas
Dampaknya bagi UMKM
Bagi usaha kecil dan menengah, keberadaan biaya tersembunyi bisa berarti perbedaan antara tumbuh atau stagnan. Karena skala yang lebih kecil, kelebihan biaya bahkan dalam jumlah kecil dapat cukup signifikan. Melalui ini kami mengingatkan bahwa jika pengeluaran tambahan tak diantisipasi, kesehatan finansial usaha bisa terganggu.
Cara Mengurangi Hidden Cost di Bisnis
Menekan hidden cost bukan hanya soal menghemat uang, tapi juga soal membangun sistem kerja yang lebih efisien dan berkelanjutan. Berikut beberapa langkah yang bisa diterapkan:
Lakukan Audit Operasional
Identifikasi aktivitas yang paling banyak menyerap waktu dan biaya tanpa memberikan nilai tambah signifikan. Gunakan time tracking atau laporan aktivitas tim untuk melihat area yang bisa diotomatisasi.
Integrasikan Semua Kanal Penjualan
Jika bisnis menjual produk lewat berbagai platform seperti marketplace, website, atau media sosial pastikan semuanya terhubung ke satu sistem pusat agar tidak ada duplikasi data atau kehilangan pesanan.
Tingkatkan Transparansi Data
Pastikan setiap aktivitas tercatat dengan baik dan mudah diakses oleh tim terkait. Dengan begitu, tidak ada lagi biaya tersembunyi akibat miskomunikasi atau laporan yang tidak sinkron.
Gunakan Sistem Otomatis Terpadu
Implementasikan teknologi yang membantu otomatisasi dan integrasi untuk mengurangi pekerjaan manual, error operasional, dan pemborosan. Misalnya menggunakan Order Management System (OMS) bisa mengurangi risiko kesalahan data, mempercepat proses, dan menyatukan komunikasi antar tim.
Tentunya sistem ini membantu mengelola seluruh proses pesanan mulai dari penerimaan, pemantauan, hingga pengiriman. Dengan menggunakan sistem terintegrasi, Anda membantu UMKM meminimalkan kesalahan operasional, mempercepat proses, dan dengan demikian mengurangi beban biaya tersembunyi yang tersembunyi di balik proses manual dan terpisah antarkanal.
Baca juga: 4 Strategi Pemasaran yang Efektif untuk Meningkatkan Daya Saing Bisnis
Kenapa Anda Perlu Peduli dan Apa yang Bisa Dilakukan
Memahami bahwa ada hidden cost dalam bisnis adalah langkah awal dalam memahami keuangan bisnis. Sehingga bisnis Anda tidak terjebak dalam lingkaran hutang yang bertambah. Penyebab utama kesehatan finansial bisnis akan terganggu, berikut strategi singkat yang bisa diterapkan:
-
-
- Audit berkala terhadap semua pengeluaran, termasuk yang tampaknya “kecil” atau rutin.
- Gunakan sistem manajemen yang memadai untuk melacak proses dan operasi (termasuk dan terutama bagian pemesanan, distribusi, layanan pelanggan).
- Pastikan bahwa semua biaya, termasuk peluang yang hilang, sudah masuk dalam pertimbangan saat menetapkan harga, membuat strategi, atau ekspansi.
- Gunakan solusi yang mampu mengoptimalkan alur pesanan dan operasional, sehingga dapat meminimalkan biaya tersembunyi yang berasal dari kesalahan pemrosesan, pengiriman yang terlambat, atau layanan pelanggan yang buruk.
-
Kesimpulan
Hidden cost mungkin tidak tercatat secara langsung, tetapi dampaknya nyata terhadap profitabilitas bisnis. Mulai dari kesalahan input data, koordinasi yang tidak efisien, hingga proses manual yang memakan waktu semuanya bisa dikurangi dengan sistem manajemen yang terintegrasi.
Salah satu solusi yang bisa membantu adalah Order Management System dari Dazo, yang dirancang khusus untuk membantu UMKM mengelola seluruh proses pesanan, mulai dari penerimaan hingga pengiriman.
Dengan Dazo, setiap langkah operasional berjalan otomatis, akurat, dan efisientanpa biaya tersembunyi yang membebani bisnis.
